展覽會費用預算一般占總費用多少
① 搭建展廳的費用預算是多少
好一點的費用在二三萬。
一、燈光的選擇
很多參展商往往喜歡使用大功率、亮度高的燈光,當然,這是為了突出產品,無可厚非。但是除了要注意亮度問題之外,不要忽略另外一個也很重要的問題,那就是溫度問題。天氣熱的時候,溫度高,人們的情緒容易煩躁。同樣在展會的時候,如果燈光的溫度過高,照在身上感到熱的話,客人的情緒可能會變得煩躁,這可不利於訂單的談判哦。建議你可以使用節能燈或者是亮度高但溫度不高的燈。還有如果你的展品是一些容易反光的產品,例如陶瓷製品,那麼最好選擇冷色燈,不用擔心冷色燈的光線不夠,經過陶瓷表面的反射之後,光線會變得恰到好處,反而營造出一種引人的感覺。如果選擇高亮度的燈,燈光經過反射之後,會變得刺眼,反而不利於客戶去觀察你的產品了。
二、洽談室的裝修
洽談室可是一個重要的地方,很多訂單可能就是在這里簽訂的,可以說一個好的洽談室是訂單成功的一半。一間洽談室,可能硬體方面都非常的令人滿意,看上去感覺不錯,可是聞上去就不那麼令人愉悅了。這是由於在裝修的過程中,使用了甲醛含量高的材料,或者是含其他化學葯劑的材料,房間內的味道比較的刺鼻。這方面要十分的注意,客人在一個刺鼻的環境中是很難有耐心跟你談訂單的。要保持洽談室內的空氣清新,裝修的時候要採用甲醛含量低的材料或者是在裝修的時候可以加一個排氣扇,保持室內的換氣,保證室內隨時都有新鮮的空氣。
三、要注意LOGO
展台搭建的時候,參展商都會將LOGO放在顯眼的位置,並且做得大大的。在你這樣做之前,最好弄清楚,自己在這個國家是否有注冊。因為國外的版權保護意識很強,如果主辦方看到你用的LOGO居然是沒有注冊的,主辦方是會讓你撤下來的,有時候甚至會沒收你展台上的東西。
四、展廳展台的牢固性
在有的展會中,參展商展台突然坍塌,勢必造成不必要的矛盾與糾紛,這些都是參展商們最不願意看到的事情,在展廳搭建、展台設計搭建中最應該注意的就是材料結構的牢固性,如吊頂燈箱的牢固性與安全性,應該多檢測一下,不要用應該可以或者是差不多來判定,要以完全沒有問題來結束結構搭建的操作。
五、展位號要擺在顯眼的位置
展台搭建的時候,往往很容易忽略了展位號。一個裝修精美的展位,找展位號卻要找上半天。仔細一看,可能在某個角落裡用很小的數字標著展位號。這可要注意了。老客戶可能找到你的攤位不算困難,可是對新客戶來說,那就麻煩了。新客戶往往是根據參展商印刷的資料上面所說的地址找過來的,可是他連展位號都找不到,找起來就麻煩了。做一個醒目的展位號,放在顯眼的位置,讓別人一看就找得到。不要忽略這些細節,往往客戶就是在這些細節中流失的。
對於展台搭建要注意哪些細節就為大家分享到這里,展台設計搭建是一項商業服務,這項服務和一般的商業服務又是不一樣的。其他商業服務可能是穩定的、一成不變的,但是展台的設計搭建卻不一樣。這項服務會隨著展會的不同,攤位的位置不同,產品風格的不同而產生不同的變化。
② 展會設計搭建裝修的合理費用大概是多少包含哪些費用
展會設計搭建裝修的合理費用常規大概是一個平方1300元左右,包含:設計費、材料費、施工費、場地費、水電費、管理費等。
③ 展會的成本主要有哪些
展會的成本根據項目不同有所差異,大體相同的有以下預算大類:
1、交通費用可以細分為:
(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間
交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的
預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
2、會議室/廳費用具體可細分為:
(1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施並
不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。
(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是
租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中
包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價
比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。
(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常
而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服
務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基於這些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果
讓專業會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對於這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,並單獨簽訂服務協議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裡面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言,住宿費可能是主要的開支之
一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標准、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通
訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決於會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐早餐通常是自助餐,當然也可以採取圍桌式就餐,費用按人數計算即可
(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人
數收取費用)
(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本屬於正餐,可以採取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非
由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。
(3)、酒水及服務費通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外
帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
(4)、會場茶歇此項費用基本上是
按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。
通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及
點心為主。
(5)、聯誼酒會/舞會事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設
計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認:
5、視聽設備除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室
外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:
設備本身的租賃費用,通常按天計算
設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理
音源
——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委託代理
c、演員及節目通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正
相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看錶演的人數正相關——專場或包場除外。
d、其他——點心、水果及調制色酒
6、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括列印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時
商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
那麼,展覽的預算與會議預算相比有什麼不同呢?展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——
相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、
展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那麼展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標准展位面積通常為
3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設
備、裝飾用品、小型搬運工具等。如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那麼場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,
價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。