文員怎樣整理好文件

㈠ 我是名文員，手頭各種類型的文件很多，應該怎麼整理才能在以後迅速的找出來

分類放在文件夾里
每個文件命名要有自己的章法
最好是在文件名後面都加個編輯日期，這樣即使記不住標題，也有可能想起大概是什麼時候做過

不要了的文件要及時刪除、覆蓋，文檔管理好了節約時間，提高效率

㈡ 文員應該如何進行檔案的收集和整理

(一) 做好檔案收集工作。1、為防止文件傳閱過程中遺失，當文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。 2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負責收集部門檔案。對一些重要文件採取先復印，再把復印件送交承辦人的方法。 3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。 (二)制定合理的分類方案。 1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。 2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。 3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務類、經營項目類、技術研發類等排列，根據分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。 (三)認真做好日常檔案管理。 各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統計等多種台帳。(四)加強檔案管理工作的學習。 恪守檔案管理員職業道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業務。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

㈢ 做好辦公室文員工作的技巧

辦公室文員工作，這個職務的話，很適合大多數的女性工作者，很多的女性都適合做這項工作，當然啦，這份工作的話也不是說做起來很容易的，想要做好的話，也是需要一些技巧和方法的 。

了解公司文本規范

當我們第一天來公司上班的時候，我們首先要了解的就是該公司的一些文本規范是什麼，我們的話可以查看一下之前的一些文本內容，進而自己用發現的眼光總結經驗，總結文本規范，按照公司的文本處理規范來做事情，不要把自己以前的習慣帶入進來。

了解公司制度

作為一名合格的文員的話，那麼，你首先要對該公司的制度要有所了解，作為辦公室文員，遵守公司的制度也是我們必須要做的，也是我們自己一定要了解到的，無論你是文員還是其他工作者都是一樣的道理。

整理文件

整理文件是辦公室文員必須要學會做的一項工作，作為一位稱職的'辦公室文員，學會如何快速的整理好公司的大量文件，並記得你整理的文件放置在那個位置上那個區域裡面，那是很重要的，也是我們必須要掌握的，這個的話就是要善於總結善於歸類啦。

工作記

在我們做辦公室文員的時候，對於任何一份文件，我們一定不能把日期落下，作為文員來說，文件的日期是至關重要的，很多的時候就需要使用到日期，老闆不會跟你提醒的，我們要自己學會整理，記好日期，以及一些相關的東西，有必要的一定要登記好相關日期。

保護好物品

作為辦公室文員的話，有很多的一些物品都是需要保護好的，在一些大型的公司，他們的很多細小的東西都是有記錄的，要拿著去和財務對換的，例如一支筆芯，當你用完了，絕對不能丟掉，你丟掉了，那麼，你就不能夠領取了，這是公司的硬性規定，這些我們需要注意，自己的東西要自己保管好，不要遺失。

不要亂站隊

少談八卦

作為一個合格的辦公室文員的話，我們無論是在下班的時候還是在上班的時候，我們一定要注意到的就是我們盡量不要談論一些公司裡面誰誰誰的八卦，那是一種很不好的行為，我們最好的話做好自己分內的事情就好了，不要去亂談論。

積極匯報工作

作為一名合格的辦公室文員的話，我們不妨積極的向我們的領導匯報工作，不要把我們的工作留到明天，該是今天完成的，今天完成了就匯報給你的上級，讓上級了解到你一天都在干什麼，不要遺漏了，要表現的積極些，那樣你才會有進步，才會獲得依賴。當然了，在做事情的時候，自己完成不了的，我們可以和其他人一起完成，要有團隊合作精神。

㈣ 如何做好辦公室文員

文員分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員工作職責：
1、根據辦公室領導的要求，完成有關報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復印及傳真等工作，及時送交領導或按要求傳送給客戶。
2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。
3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。
4、根據要求采購日常辦公用品，並及時登帳。管理本部的財產帳目（低值易耗品、固定資產）。做好辦公室設備管理及維修。
5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發日常報刊雜志及郵件交換。
6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。
技能要求：
1、教育背景：文秘或管理類相關中專以上學歷。
2、經驗：從事二年以上企業文員工作經驗。
3、技能技巧：熟悉辦公室行政管理知識；熟悉辦公軟體。
4、工作仔細認真、責任心強、為人正直、敢幹堅持原則；
5、有較強的溝通協調能力。有良好的紀律性、團隊協助作以及服務創新精神。
6、年齡在20-25歲左右
文員：（工程文員）
工作職責：
1、處理來函文件，登記、歸檔、統計資料、列印、復印函件資料。
2、編制每月辦公用品，做好領用發放工作。
3、辦理工作餐卡、葯費報銷及其它日用品的發放工作。
4、協助編制部門工資、獎金發放表格。協助做好工程部月材料、資金消耗表，水電、煤月度能耗表。
5、保證工程部辦公室的清潔衛生和接傳電話。
6、負責登記員工考勤表。
7、協助工程部對所有圖紙、技術資料、圖書進行分類，編號、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。
8、完成部門安排的其他工作任務。
技能要求：
1、高中以上文化程度，有一定工作能力。
2、責任心強，工作細致、穩重、踏實、耐心、熱情、終於職守、嚴守機密。
3、從事工作二年以上。書寫工整、流利、受過秘書工作培訓。
4、身體健康、精力充沛。
秘書:（部門秘書）
工作職責：
1、負責組織部召開的各種會議的會務工作，做好會議記錄，起草會議紀要、簡報，協助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況。
2、做好各類文件的登記、保管、轉發、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經費本。
3、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批復等文檔。
4、做好辦公室勤雜內務工作、文書檔案管理，做好上級及校內有關文件收發、登記、傳閱、下發和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發放各種學習材料。
5、做好部信件登記、分發、寄發工作，受理黨員幹部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領導匯報。
6、協助部領導協調各個崗位的工作關系。
7、深入基層單位調研做好部領導的參謀和助手。
8、協助做好部辦公室的日常工作。
9、做好部領導交辦的其他各項工作。
技能要求：
1、大學本科，經濟或中文專業，2年以上秘書工作經驗；
2、良好的組織、溝通能力；
3、流利的英語聽說讀寫能力；
4、熟練的計算機操作技巧。

㈤ 辦公室文員如何歸檔電腦文件夾

建立多個新文件夾，並重命名，命名形式以你所包含的資料歸類來命（例如：員工檔案，會議記錄，培訓資料，工傷社保，崗位職責，工作流程等等）。然後把各種文檔分類放進這些文件夾里。平時保存文件時多看一下所保存的地址是否妥當，那麼就方便以後自己查找需要的資料了。

㈥ 辦公室文員簡單辦公文件是怎麼操作

辦公室文員要處理的辦公文件有很多種類，簡單的流程是：根據不同的類別分類來處理：先按照文稿列印、校正、簽發或抄報、歸檔等工作。收發的文件也要分類整理歸檔。

㈦ 文員要整理的"文檔"和"文件"是怎樣整理的

不知你是什麼工作性質的文員,下面有很多職責,對號吧.
但是做文員,我認為應該注意的問題也有共同點:
1、認真，文員與文件、材料、領導交辦事項打交道，瑣碎事件很多，一定要認真，保證每件事都有著落，不可丟東落西。
2、守時，按時上下班，不要遲到早退，因為文員要接聽電話，收發傳真，應對領導隨時的分配工作，必須坐住登子。
3、搞好協調。文員經常與領導、同事之間發文件，協調事件，必須搞好關系，才能做好工作。

技術部文員
職責：技術部文件的歸檔、管理。技術部文件的列印。繪制機械圖紙。技術部環境衛生的管理及維護各種溝通信息的傳達
推廣文員
職責：收信整理各地廣告投放計劃、廣告預算、廣告投放報表及監播資料；與財務核對當月宣傳推廣品費用及與代理商核對宣傳品發入數量；促銷員銷售報表及促銷員管理費、培訓費的報銷等
傳媒公司 文員
職責：管理一個資料庫，負責把客戶的資料發類，輸入，核對，存檔，負責幫查找資料，把客戶資料和供求信息投入在網上。另協助設計人員排版和處理廣告圖片。
工程文員
職責：負責跟客戶、業務員、銷售人員溝通打樣的公差，材質、規格及樣品的用途。開打樣單，踀打樣的進程，畫圖紙，查找技術資料並把資料歸類存檔。

電腦公司
職務：業務文員職責：負責計算機軟硬體售後、調試、維護、操作系統的安裝及工具軟體的使用，接待客戶、接聽電話，列印資料，起草合同，負責招聘及培訓各學校電腦教師及教授電腦英語的工作。
電子有限公司
職務：物控兼文員職責：從事與電子產品及庫存物品采購，進銷存貨單據的登記物料控制文員等電腦操作工作及擬訂公司會議通知和起草簡單的合同。
通信責任有限公司
職務：客服兼出納職責：主要從事與鐵通相關的安裝電話、辦理長途業務及處理客戶投訴、建立客戶檔案、催繳各代理商長途話費、列印長途話單和統計帳單等工作。