怎樣整理歸檔紙質文件

⑴ 紙質文件怎麼整理

紙質文件的整理方法：

裝訂是紙質文件整理的基礎環節，通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的基本單位——「件」確定下來，為後續工作的開展提供條件。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔文件的保護和管理。用於裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

常見的裝訂方式有：

01

線裝法

線裝法是以棉線作為裝訂材料，對文件進行固定的方式。線裝法主要有「三孔一線」裝訂和直角裝訂。「三孔一線」裝訂是一種傳統的裝訂方法，是立卷檔案普遍採用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應用於較厚的歸檔文件的裝訂，一般在文件左側裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件，一般用於較薄文件的裝訂。

02

變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過裝訂材料變形對文件進行加固的方法。常見的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書釘裝訂。不銹鋼訂書釘裝訂採用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料，可以根據文件頁數多少選擇不同規格的訂書釘，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進行裝訂。

在進行裝訂方式選擇時，要考慮歸檔文件的保管期限和是否進館等因素，永久保管的歸檔文件，宜採取線裝法裝訂。因線裝法使用的棉線與紙質檔案在材料上類似，從檔案保護的角度看，線裝是最利於檔案長期保存的一種裝訂方式。

頁數較少的歸檔文件，可以使用直角裝訂，文件較厚的，則要使用「三孔一線」裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件裝訂要求執行。其他定期保管的歸檔文件，裝訂方式可參照永久保管的執行，也可以使用不銹鋼訂書釘等裝訂，但應保證裝訂材料符合保管期限內的耐久性需求。