怎樣有規劃的整理文件

❶ 工作中有沒有什麼好的文件分類和整理方法

作者：何嘉文
鏈接：https://www.hu.com/question/34633472/answer/59495002
來源：知乎
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1) MECE Mutually Exclusive, Collective Exhausted 原則進行文件分級與分類。
首先，你需要對你的文件進行分級與分類。分類與分級的原則，這里推薦大麥提出的經典的MECE原則，也就是mutually exclusive, collective exhausted，相互獨立，完全窮盡原則。簡而言之就是你需要不重復也不遺漏的把你的所有文件放到不同的文件夾里。
以我個人為例，在文件分類的最高層級，我把我的文件類型分成1）工作 2）生活 3）學習
對於工作這個子文件夾，我又按照我日常的工作內容分成了以下幾個模塊：參考資料，財務預測，內部控制，財務分析，流程優化，其他。
對於生活這個子文件夾，我將其分成了：1）個人基本資料，裡面用來放比如個人一些關鍵信息，比如個稅的申報，證件照，身份證掃描等等；2） 旅行，用來放我的攻略以及旅行照片 3）隨筆，用來放我一些在知乎的答案以及個人專欄的文章 4）報銷，用來放我出差報銷的一些憑證。
對於學習這個文件夾，我按照我最想要掌握的幾類知識分成了以下幾類，1) MS Office 2) 軟技能 其中有一些關於溝通、談判、情商的書籍； 3）專業技能，其中涉及一些CPA以及關於財務分析的書籍 4） 課外知識，其中又會按照不同的行業和知識領域進行劃分，總結一些自己課外的讀書筆記。
總而言之，你需要仔細思考如何分敏仿姿解你的文件，才是最有效的方式。
2）對於處於比較低級別的子文件夾，可以按照」重要性原則「/」時間序列原則「/"資料來源「進行分類。
時間序列分類：有助於對歷史的文件進行查找和比對。比如如上提到的對於「財務預測」這個子文件夾，我會按照不同的財政年，FY1314, FY1415，每個財政年又會按照不同的月份進行分類。
重要性原則：工作中總有一些事情是那種繁瑣的小事，可以把這些小事統統打包在「其他」這個文件夾里。
資料來源分類：工作中不可避免的需要從其他同事那裡按固定的頻率拿一些參考資料或數據，也可以按照資料來源對文件夾進行分類，比如 from boss, from HR, from Marketing等等。
3）成立兩個特別文件夾，」待辦事項「 與 」重要參考「。
」待辦事項「 工作中最頭疼的莫過於如何開啟多任務模式，處理各種待辦事項，因此你需要一個」待辦事項「文件夾，而對於這個文件夾的分類，推薦使用《要事第一》中提到的大岩方法，將你的待辦事項分成 橫坐標為important, not important,縱坐標為 urgent, not urgent的四種組合。記得每個月對待辦事項這個文件夾做一次更新，把已完成事件放入其應當歸類的文件夾
」重要參考「 ，工作中總有一些資料、經驗或者數據是要時常用到的，可以開設一個文件夾專門存放此類文件，在需要它的時候能夠第一時間找到他們橋絕。

❷ 怎樣合理規劃電腦磁碟空間，使自己電腦文件有條有理

創建一個文件夾名為《軟體》
子文件夾《辦公軟體》、《騰訊軟體》、《系統優化軟體》、《系統安全軟體》等

創建一個文件夾名為《多媒體》
子文件如配夾有《圖片》、《電影》《音樂》《小說》等渣改指
創建一個文件夾名為《文件》
子文件夾有
《辦公文件》《個人日記》等等。。

這些全部分門別類。
然後就好管理了。

我的就是將所以的文件如此管理。
如圖殲塵。

❸ 數十萬個文件如何規劃存放目錄

按文件類別分昌閉類，每一大類為一個文件夾，每一小類再劃分一個子文件夾。
或者按創建日期分類，每年為一個文件夾，每月為一個子文件夾。

如果文件實在太多，可以考慮將以上兩個分類方法結合，即可以先按創建日期分類，創建好後再按類別分類，也可以先按類型分類，在每一個小類中再按日期分類。

這樣將文件創建目錄後，可能文件夾的層次比較多，調用起來比較麻煩，你可以將最常用的文件夾設為虛擬硬碟，使本來位於比較深層次文件夾的內容變成察迅此某上虛擬盤的根目錄。
比如有個比較常用的文件夾為
F:\2007\03\辦公\計劃\文件\
你可以在運行或命令提示符中輸入下面的內容
subst M: F:\2007\03\辦公\計劃\文件
其中，M:是新建的虛擬盤的盤符
你完全可以多建幾個虛擬盤，只要所有的磁碟分區符號之和不超過26個(英文字母限制)。
如果要取消M虛擬盤，可以在運行或命令提示符中輸入
subst M: /d

假定你希望每次開機系統都自動創建那些虛擬盤敗迅，你可以將「subst M: F:\2007\03\辦公\計劃\文件」等創建虛擬盤的系列命令用記事本另存為擴展名為bat的文件，如xuni.bat，然後你將該批命令或該命令的快捷方式存放到開始菜單的啟動項中。

❹ 如何進行檔案整理

如何進行檔案整理

檔案整理是指將處於零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便於保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機碟片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢後均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以「案卷」為單位整理。二是以「件」為單位整理。以「案卷」為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以後的文件材料，進行系統排列和編目。以「案卷」為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規定。以「件」為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復製件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以「件」為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以「件」為單位整理的檔案最後要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按「件」整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按「件」整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以「卷」為單位整理。大部分單位短期保管的(現10年)文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按「卷」整理。

聲像、電子、實物檔案按「件」整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)執行。

科技檔案按「卷」整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

會計檔案按「盒(卷)」整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關於《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按「件」整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按「卷」整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標准化和規范化，便於檔案的科學管理與開發利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以「件」整理的檔案多數單位採用這種方法，採用這種分類比較便於操作，尤其對於小單位，而對於大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起;對於純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合並裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排後。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從「1」開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業務)分類，此種分類法適合以「卷」整理的檔案和部分以「件」整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位(如縣農業發展銀行)。以「卷」為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以「件」為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從「1」開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合於按十大類分類的企業單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從「1」開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業採用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從「1」開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從「1」開始編制一個流水號。

2、業務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案採用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)採用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然後在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

5、聲像檔案一般採用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光碟;

7、實物檔案一般採用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為「142」， 標識為「0142」。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特徵代碼 。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符「●」分開。不產生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號採用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業務檔案(如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、採用阿拉伯數字「1」、「2」、「3」分別表示「永久」、「長期(或30年)」、「短期(或10年)」三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業務檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以「卷」整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按「大流水」形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先後順序的重要標識。分為「室編件號、館編件號」。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從「1」開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列後編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從「1」開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限准確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的列印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機列印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一並歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關於同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內檔案整理採用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，並列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內在聯系。

A.時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特徵的.分年度時.以文件簽發日期(成文日期)為准，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期(成文日期)，電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最後一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規性文件放在公布或批準的年度。

(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的准確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

B.來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C.內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合並組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，並在目錄中加註說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，並保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤並、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。四是本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地徵用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標准、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關於一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那麼在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業務。至於一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發的關於本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了「一般」這個詞。把握文件材料的「一般」要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。

(3)根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其餘都是永久，那麼我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳薄：現金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理後保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業務檔案保管期限按上級業務主管部門要求或縣檔案根據其單位業務檔案存在的價值確定。

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❺ 文件歸檔整理規定

1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規律和特點。2012年印發的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統一的規范和標准。這些規范和標准連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規律。遵循文件的形成規律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量。
文件之間的有機聯系清灶鎮是指文件在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便於日後的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應區分不同價值，便於保管和利用。
文件的價值是由它的內容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區分開來，為針對性地開展後續工作打下了基礎。
便於保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便於保管，就是通過區別文件材料的不同價值，採取不同的保管策略，以提答粗高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯系，以提高歸檔文件的查全率和查准率。因此，便於保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規律、保持文件之間的有機聯系、區分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標准。
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便於計算機管理或計算機輔助管理。
這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統籌考慮傳統的紙質文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。因而，合理規劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環節，同時，盡量以文書處理環節生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業務人員的工作實際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。
在紙質文件與電子文件並行的情況下，保證二者的協調統一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現二者辯逗的協調統一，首先要統籌規劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環節前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環節繼續採用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協調一致。
【法律依據】
《實施細則》第二條規定：2.1歸檔文件整理應當遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。2.2歸檔文件整理應當區分不同價值，便於保管和利用。2.3歸檔文件整理應當符合文檔一體化管理要求，便於計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統應當符合國家檔案局有關檔案管理系統軟體功能要求及江蘇省有關地方標准規范要求。2.4歸檔文件整理應當保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

❻ 文員該如何整理文件與資料與物品

辦公室物品擺放規則

為了辦公室的整潔美觀，現對各部門辦公室物品擺放提出以下要求：

一． 做好整理工作：

將工作場所內的物品分類，並把不要的物品堅決清理掉。 其目的是為了騰出更大的空間，防止物品混用、誤用，創造一個干凈的工作場所。

1．將不再使用的文件資料、工具廢棄處理。
2．將長期不使用的文件資料按編號歸類放置指定文件櫃。

3．將常使用的文件資料放置就近位置，比如：抽屜或小櫃。
4．將正在使用的文件資料分成未處理、已處理兩類，暫時不用的那部分放在抽屜或小櫃。

二． 做好整頓工作：把有用的物品按規定分類擺放好，並做好適當的標識，杜絕亂堆放、物品混淆不清，該找的東西找不到等無序現象的發生，以便使工作場所一目瞭然，可以有整齊明快的工作環境，可以減少尋找物品的時間，可以消除過多譽橋困的積壓物品。

1．放置的場所按物品使用頻率進行合理的規劃，如經常使用物品區、不常使用物品區、廢品區等。 將物品分在上述場所分類擺入整齊, 對這些物品在顯著位置做好適當的標識。

2．辦公桌、辦公用品、文件櫃等放置要有規劃和標識。
辦公用品、文件放置要整齊有序， 文件處理完後均要放入文件夾，且要擺放整齊。文件夾都要有相應的標識，每份文件都應有相應的編號。文件夾盡量放在抽屜或小櫃里；若是文件夾太多而無法放下，請把文件夾整齊有序的排放在辦公桌上。 辦公桌及抽屜整齊，不雜亂，私人物品請放置於抽屜或小櫃里。電腦線最好用綁帶紮起，不讓其零亂。

三． 一些具體要求：

辦公桌：桌面除筆筒、辦公盒（印泥、計算器等）、電話機、傳真機、電腦及其他辦公必需品外，不擺放其它物品。茶杯請放在辦公桌的左上角。

電腦：電腦顯示屏與桌慶念面呈45度角放在辦公桌的右消察側，主機置於桌面下。
垃圾筐：放在辦公桌的後側或牆角處，請不要影響辦公室的整體美觀。
飲水機：指定地點，不得隨意移動。

報刊：必須上報架或放置在書櫥內；文件、報刊閱後請及時歸位。

❼ 如何做好文件管理檔案文件管理的方法

一、檔案管理

(一)凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

(二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

(三)檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

二、文書檔案管理

(一)歸檔范圍

1、行政綜合類：包括重要的會議材料;制定的內部法規性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發展規劃、工作總結匯報;政府機關頒發的重要文件。

2、組織人事教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。

3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

4、質量管理類：質量管理方面的制度。

5、技術類：產品及生產方面技術文檔。

6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。

(二)文書的檔案立卷

1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。

2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文，放在請示年立卷;跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的'總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。

三、歸檔時間

公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。

四、檔案的借閱及銷毀

(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。

(二)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。

(三)定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。

❽ 電腦文件太多太亂如何快速整理，有什麼好辦法

1、首先需要官網下載"droplt"軟體,按照軟體提示進行安裝即可，如下圖所示。

❾ 文檔那麼多，該怎麼整理

做 開發其實會涉及到很多的文檔的一些編寫或整理，比如說，我們啟動一個項目要怎麼展望目標，然後如何規劃一些細節，再然後到項目的分工，項目的產品文檔，數據文檔，賬號平台等資料保存，API文檔的說明，系統開發後的操作文檔整理等等，對了，還有過程中參考用到的一些資料，學習到的內容的歸檔等，這些都需要大量的文檔保存。

這 些所有呢，在最後可能都是通過文檔的方式游飢來保存下來才能更方便自己或者給到別人來閱讀了解，如果按以前的方式都是通過word文檔的方式來處理，那有個也有好也有壞，好處是我可以隨時發給別人，但是壞處是有可能在大批量的內容統一做調整或者目錄結構發生變化時候，不是很好的去做變更，這樣導致內容維護起來沒有溯源或者存在很多重復。

那有沒有一個方式或工具能夠滿足我們對知識庫的管理，這個文檔庫一直能保持是最新的一個狀態，或者說我能隨時的追溯到以往的一些記錄，能夠保證所有的信息都是在最新的，最有用的，而且又是最全面的。
可能很多人會想到或者已經用到例如 印象筆記、有道筆記、熊掌記、Notion 等，的確這些都是非常優秀的工具，但好像又缺了點什麼。如果我想我的API文檔能本地隨時保存好，又能發布到類似這樣的平台，又可以單獨拿出來整理成API文檔手冊發布，並且這些操作的切換，其格式還能保存一致，這樣對於別的工具來說可能就不一定那麼便利了。
這里我介紹一套組合拳 Docsify + Gitee

markdown的語法： http://markdown.p2hp.com/basic-syntax/

https://docsify.js.org

http://gitee.com

這樣的話，我們自己的知識庫就可以開始搭建起來了。
去新建一個git庫同步到本地後，新建docs 文件夾，

初始化為docsify的根目鄭手錄，得到 _sidebar.md 和index.html 文件，分別為菜單目錄文件和未來web訪問的首頁。
可以通過

來本地預覽，對了，編輯的文件工具可以用vscode 或者其他可視化的markdown編寫工具。這里邊設計到如果要圖片上傳的話哦，本地保存，發布到線上去可能會導致圖片丟失，最好的方式就是圖片都是引用外部鏈接，保持本地和線上體驗一致。 [todo]這個未來可以展開下圖片怎麼保存和獲取訪問地址。

這樣我們可以保證內容文檔隨著喊磨嫌開發的進度可以不斷修改補充。

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https://www.cnblogs.com/summerday152/p/14008463.html
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❿ 如何做好文件資料的收集與整理

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用「CS」的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平台看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平台，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平台搜放郵票用的硬卡內芯，裝入活頁文件袋後放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統一。所有的文檔都要以關鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。並且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬碟，也建立對應的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往裡更新備份一份，極好。注意：名稱統一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復。