文件怎樣管理

1. 辦公室文件怎麼管理

辦公室文管理方法：

1.資料盡量共享

對個人所有的資料和文件進行分類，不必要文件徹底削減，實行資料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地減少部門文件量。

2.保管、保存、廢棄的分類（制訂廢棄基準）

對部門所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放在文件倉庫），廢棄進行區分，把不必要的分類處理掉。

如何區分保管、保存、廢棄呢？有一種方法可以參考。可以把每一張文件貼在牆上，進行比較—研討—改善。關鍵是各個部門應明確規定廢棄基準，根據基準廢棄時，堅決不要猶豫。

3.推進無紙化

推進辦公自動化，利用內部網路，對簡單資料利用電子郵件等形式，實現無紙化瀏覽與審批。

4.計算削減成果

文件整理以後，不能忘記對成果進行確認。可按照下列方法計算文件削減率，並確認文件削減達成度。通常能夠削減40%~50%進行保存、廢棄，其他留在辦公室保管（例如測定文件堆積高度的方法）。文件削減率（%)＝保存、廢棄文件堆積高度整理之前文件堆積高度×100%。

5.會議資料的電腦化

會議資料要盡量電腦化，避免添加會議一結束就扔掉的資料。

6.廢除前期業務

採用復印式或計算機化，盡量減少人工前期業務。比如會議中安排秘書直接用筆記本電腦記錄會議的內容，可以避免先在紙上手工記錄，再輸入電腦的重復勞動。

7.使用電子白板

對會議內容、決定事項，為了避免人工抄寫記錄，利用電子白板記錄並復制下來。對輸出記錄整理成word文件，也是一種抄寫只會增加人工和浪費時間，不如直接使用。

2. 如何做好文件管理

一、分序分類排列。
供應商可按地區分類（如電腦軟體中本身有供應商編號，可按供應商編號排序），打孔後用大活頁夾夾上，在活頁夾外側註上編號xxx號-YYY號，方便查找。需要更改供應商信息時，及時將各部門核准更改後的供應商信息卡替換或在原活頁夾中增加該供應商頁。
日常文件分類，夾在透明百頁文件夾中，按周清理。
二、及時清理。
對於供應商信息卡，可在一兩年後，將老資料按順序裝訂歸檔。
對於日常文件，在失效後，如無保存價值，及時清理作廢。如有保存價值，定期裝訂歸檔。
三、建立查詢制度
用一專門文件簿，對於來借閱資料、文件的人員，簽字確認（註明借閱日期、借閱文件、借閱者、歸還日期）
總之，要分類編碼排序，有助管理。

3. 怎樣進行文件管理

在綠色下載吧下載一個文件管理器，很好用的！

4. 公司的文件應該怎麼去管理

如果想專業化管理，可以借用第三方系統如OA辦公系統等。如果想日常簡單管理，可以分類別後進行編號管理，如生產類、質量類、設備類、物流類、財務類、人事類、基礎類等，每一個類別下可以按照文件的年份和月份進行編號排序，這樣方便後期進行完善，當有需要查看文件的需求時可以實現快速瀏覽和查找。

5. 公司的文檔如何管理

採用會博通綜合文檔管理系統

實現文檔一體化管理

文檔資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

文檔一體化管理全流程

6. 如何管理文件

一 利用右鍵菜單移動文件或文件夾

下面我們試著把剛才新建的「bkill」文件夾移到「我的文檔」中的「圖片收藏」中。

1.選擇「剪切」

在「dnzs123」文件夾上單擊滑鼠右鍵,在彈出的菜單中選擇「剪切」。

彈出的菜單中選擇-剪切

2.選擇「粘貼」

雙擊「圖片收藏」文件夾,打開這個文件夾,並在空白處單擊滑鼠右鍵,在彈出的菜單中選擇「粘貼」。

3 完成操作

這時,「bkill」文件夾就被移動到「圖片收藏」文件夾中了。大家會發現原來在「我的文檔」里的「bkill」文件夾已經不在了。

按照這樣的方法也能移動文件。以上步驟中的「剪切」、「粘貼」操作分別可以用快捷鍵「Ctrl+X」、「Ctrl+V」代替。

二 利用任務窗格移動文件或文件夾

利用這種方法能簡化操作步驟,也更清晰明了。

1. 移動文件夾

選中「bkill」文件夾,然後單擊任務側邊欄中的「移動這個文件夾」。

移動這個文件夾

2. 選擇移動路徑

在彈出「移動項目」窗口中單擊「我的文檔」前的「+」,然後在下拉菜單中選擇「圖片收藏」文件夾,然後單擊「移動」按鈕即可。

選擇移動路徑

三.「拖曳法」移動文件或文件夾

這種方法主要是利用Windows的資源管理器用滑鼠操作來完成。

1.打開資源管理器, 打開資源管理器的方法主要有兩種。在「我的文檔」窗口工具欄上點擊「文件夾」。這時左窗格就會出現文件夾列表,可以通過點擊文件夾前的「+」來展開它。現在我們就可以利用這個文件夾列表來進行移動、復制文件或文件夾等操作了。

在桌面上用滑鼠右鍵單擊「我的文檔」,在右鍵菜單中選擇「資源管理器」即可。

2.找到目標文件夾

確認左窗格中的文件夾列表中有目標文件夾「圖片收藏」。如果沒有,可以通過點擊「我的文檔」前的「+」展開,並通過拖動窗格右側的滑動條將文件夾的名字調整到左窗格合適的位置。下面就具體講述如何利用資源管理器來移動文件或文件夾。

在右窗格中單擊「cpcfan」文件夾,並按住滑鼠左鍵不放,將文件夾「bkill」的圖標虛形拖至「圖片收藏」文件夾的名字上方,這時「圖片收藏」名字上會出現藍色色塊。松開滑鼠左鍵「bkill」文件夾就被移到「圖片收藏」文件夾里了。

拖動到「圖片收藏」上後松開滑鼠

這個方法只能移動在同一個磁碟分區里的文件或文件夾,如果按照這樣的方法將文件或文件夾拖至其他分區的文件夾里,就不是移動而是復制了。那麼當我們想要移動文件或文件夾到其他磁碟分區時應該怎麼操作呢?很簡單,在拖動的同時,按下鍵盤上的Shift鍵就把文件從一個分區移動到另一個分區上。

7. 如何對文件進行管理

想要更好的對文件進行有效的管理，必須要對文件的具體規劃，以及所涉及到的內容進行有效的整理，科學性的實施規范管理制度才會更好。

8. 怎樣做好電腦上文件管理工作

1、首先根據實際情況，把收款收據的模板製作好，如圖表格。

9. 電腦中的文件和文件夾怎麼管理

了解容易混亂的幾個地方。首先需要了解系統中最容易變得混亂的幾個區域，這樣你才能開始有針對地整理。在 Windows 中，通常比較混亂的區域是：
* 桌面（Desktop）
* 我的文檔（My Documents）
* 系統中用戶的文件夾（X:Documents and SettingsXXX）
* 個人下載目錄(X:Downloads)
找到並刪除你不再需要的文件。使用電腦時間長了以後，有很多文件是你不會再去使用的，把你確定不再使用的文件刪除掉。
把通用的文件存放在一個大的目錄。例如，使用「我的文檔」，或者自己新建一個文件夾，把所有同類的文件和文件夾放在這一個大的文件夾內。這樣方便備份和查找。
創建其他一些目錄分類存放文件。根據自己使用的習慣和要求，創建一些有意義的目錄，這些目錄分別存放相應分類的文件（夾）。例如，你可以在磁碟根目錄或者某一個總的文件夾內，再創建「工作」、「個人」、「朋友」、「家庭」等分類。你也可以按照日期和時間，相關的人、活動事件，文件類型，地點等等分類。只要讓目錄看起來更容易識別，方便你找到即可。
創建子目錄合理存放文件。在已經分好類的文件夾中，如果文件還是很多的情況下，要盡量根據文件的屬性，創建一些子目錄，然後把相關的文件分別存放到子目錄中。創建子目錄要注意的問題是，不要創建層次很深的目錄結構，這樣反而會使查找更困難。
對整理的文件進行排序。有的時候，你的文件名可能是一些毫無意義的名字，例如，你從網上下載的歌曲名稱，有時候會是一些毫無意義的數字。通過排序和重命名，重新整理文件夾中的文件，使他們看起來更整潔，一目瞭然。
整理你的快捷方式。電腦使用時間長了以後，在「桌面」、「開始菜單」和「快速啟動」欄里會有很多很亂的快捷方式。這些快捷方式你不可能都需要吧？在「快速啟動」欄里只需保留你最常用的幾個快捷方式（例如：internet，我的文檔，word，excel）。把其他多餘的快捷方式從「開始」菜單中拖到桌面，然後，在桌面新建一個文件夾，存放桌面上的所有的快捷方式。打開這個文件夾，刪除不需要的快捷方式，只保留常用的。這樣，你的桌面和開始菜單看起來或更清爽，反應速度也會更快。
最重要的一點。在你下載文件或者新建文件時，不要圖方便，都放到了桌面。確保你把它們都放在了有意義的文件夾中，這樣才能避免混亂，保持電腦的整潔有序。
注意事項
在你操作完上面的步驟後，你應該執行一下「磁碟碎片整理」，因為你整理文件的過程中，文件的索引會改變，磁碟會產生很多的碎片文件。
使用 Ctrl 或者 Shift 鍵，方便選擇多個文件，進行刪除和移動的操作。
如果使用 Shift + Delete 組合鍵，會徹底刪除文件而不進入回收站。如果回收站滿了的話，再刪除文件就會直接刪除。
如果你的「快速啟動」欄沒有在使用，可以右鍵單擊任務欄，在菜單中選中 「工具欄」 — 「快速啟動」。
你可以在「開始」菜單中，打開「所有程序」，右鍵點擊打開的開始菜單，在彈出的菜單中，點擊「按名稱排序」，這樣可以對開始菜單中的快捷方式進行排序。
整理桌面的快捷方式，你可以藉助Windows桌面清理，看看哪些快捷方式最少被使用，然後再整理.
在整理完系統後，你也可以藉助其他的系統清理軟體，清除系統運行時產生的垃圾文件，這樣可以讓系統更快地運行。