怎樣整理文件最好

『壹』 電腦文件多了，如何管理

經常用電腦辦公的小夥伴們常常遇到文件堆積過多，桌面雜亂，影響查找文件速度和辦公心情。因此掌握電腦桌面整理和文件分類管理是很有必要的；為了自己使用電腦的方便，下面以 Windows操作系統的電腦桌面整理給大家介紹幾種整理方法，挑選幾種用起來吧，希望可以幫助大家提升工作效率。

在 Windows 系統中，我們經常堆積文件比較混亂的區域分別有以下位置：桌面區域（Desktop）、我的文檔（My Documents）、系統的用戶相關文件夾（X:Documents and SettingsXXX）、個人的下載目錄(X:Downloads)。先從桌面開始整理會比較方便，不要把所有文件堆積在桌面，久而久之雖然是一目瞭然，但是尋找起來也很浪費時間。學會把這些區域使用的文件化繁為簡，做使用功能和時間段的分類，比如在我的文檔里把時間段分年、分月、分項目；把個人下載目錄定時清理，轉移大的文件到D盤和E盤，不佔據C盤的儲存空間。利用軟體桌面管理助手對桌面進行排版分布管理，讓桌面布局清晰起來。

如果你的電腦使用很久，下載的文件和軟體很多緩存，影響電腦使用速度也佔用了新文件的空間；這個時候可以選擇清理一些老舊不需要的文件庫，給電腦減負。瀏覽所有的文件夾，把對自己的沒用的資料移除或者永久刪掉，卸載長期不使用的軟體。

為了方便自己給重要文件備份和做信息查找。建議把常用文件整合到一個大的文件夾類，分好目錄，做相同資源歸類到子目錄類，最後匯總在一起避免遺失，也方便後期核對查找。

針對文件類型和項目分類做一些自己能看懂的大文件夾命名，這樣可以把相同項目或者類別的資料放進去，方便自己的查閱。比如在磁碟里創建自己的個人愛好、工作相關、學習成長等文件夾，分別放相關的信息文件，或者是根據時間、地點、活動項目等做文件分類。所有分類目的是為了讓自己使用和查找得更方便。

如果大文件分類後，同一屬性下還是存在小文件數量過多，這個時候建一些子目錄可以幫助做第二層次的管理，對下一級別進行細分，但是不需要特別復雜命名或者做歸類，避免自己遺忘類目含義導致查找更困難。

如果可以把文件用有序的數字或者有規律的文字來命名可以讓分類工作更簡單；比如屬於同一天拍攝的圖片，按照圖1、圖2、圖3來命名，或者根據拍攝對像來歸類，讓自己的時間高效利用。

為了讓電腦桌面和開始菜單看起來整潔清爽，有必要通過刪減不常用軟體快捷方式和隱藏快捷方式來做桌面整理；並且使用「快速啟動」功能會影響打開文件的效率，這邊只需要保留最常用的幾個，把多餘的快捷方式隱藏在桌面的某個專門放快捷方式的文件夾內，這樣既美觀又省事請。

在桌面上不需要陳列所有的文件或者圖片，只需要把信息存儲在它們對應的。文件夾類，確保你可以准確找到它們，用電子文件的分類可以實現這一點。

和紙質文件一樣，電子文件是保存有價值的文件，利用計算機輸出界面的邏輯排列上講文件有規律組合排列，比傳統的文件排列方式更加便捷。

Windows XP的文件管理功能是可以通過分層次地設置文件夾，科學分類電子文件排列到電腦存儲器內。

該工具使用方式如下：

1、雙擊桌面上【我的電腦】或滑鼠右擊【開始】按鈕選擇【資源管理器】，便可進入資源管理器界面。單擊選擇一個存儲器，如：「H盤」。在選擇存儲器時，要預先估計本單位電子文件的遞增速度，讓該存儲器的容量能夠滿足電子文件遞增的需要。同時，存儲電子文件的文件夾不能選「C盤」，因為「C盤」容易受到病毒的攻擊。

2、單擊左上角【文件】按鈕，再將滑鼠移至【新建】 【文件夾】後單擊。然後輸入文件夾名，如【文書檔案庫】。這樣建立的【文書檔案庫】文件夾就專門用於存放文書類電子文件。

3、根據本單位檔案分類體系，反復採用上述第2種方法，就能按電子文件的分類層次設置文件夾。

4、類別設置好後，把電子文件按類別存放入它們對應的文件夾中。

5、一般文件夾或文件中的文件是按照名稱[N]、類型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自動排列[A]等方式進行排列的。另外也可以按照名稱排列，通過初始漢字的漢語拼音字母順序排列。

6、一般通過調整文件夾而調整分類。也可以通過增加或刪除文件夾而增加或刪除文件類。

這里給大家推薦一個整理軟體神器： SpaceSniffer。 它的使用方法比較簡單，功能直擊分類軟體的痛點，但是它本身大小不足1M，十分小巧。

作為一款用來「解決空間」的綠色軟體，它可以直接下載點擊運行。在運行後的窗口中選擇自己需要進行分析的盤符，這個時候選擇點擊某個盤符，或按住「ctrl」同時點選多個盤符，也可以點擊「Path：」選擇指定文件夾。

點擊「Start」後 SpaceSniffer 會以極快的速度檢索磁碟，可以進行檢索掃描，掃描完畢後會展現出電腦里各個文件夾的空間佔用情況；此時可能彈出日誌報告窗口，原因在於某些文件夾無訪問許可權。更方便得看到是哪些文件夾佔用了過大的磁碟空間，可以查看是什麼文件里的大文件占據了過大的內存。當然你也可以利用強大便捷的「Filter」過濾器設定篩選條件，比如設定「>50mb」SpaceSniffer 會過濾掉<=50 MB 的文件夾；設定「<3months」可以找出 3 個月內的文件夾等；更多篩選規則可通過「help」 「filtering help」查看。最後利用SpaceSniffer 便捷的右鍵菜單，右擊某個文件夾進行包括直接刪除在內的常用操作。直接把不需要的文件刪除掉，而且不經過回收站了。需要注意的是SpaceSniffer兼容 Windows 2000 以上平台（包括 XP）的免費空間，所以不要刪除特別重要的視頻了。

或者你也可以穿著另一款免費開源只有 5M 的工具 DropIt 來處理自己的文件整理。很多雜亂到頭大的文件、文件夾全部選中並拖拽到安裝這個工具後出現的浮窗上——它們都會自動變得井井有條。所有 word 文檔歸類到了【文檔】文件夾，並且腳本、方案、文章會按照文件名再自動分類；所有的視頻會被歸類到【視頻】文件夾，其中帶唱詞字幕的和不帶唱詞字幕的將會自動進入不同的子文件夾；這是剛才的所有 PDF，這是所有的音樂。

包括你想播放這個文件夾的所有音樂，滑動滑鼠滑輪切換到音樂圖標，把音樂拖拽過去即可。切換到清單圖標，把 Topbook 做過的所有視頻全部拖拽進去，一秒生成清單，不用一個個復制、也不用批處理命令，而且，還能在清單中更好地回看、查閱。

這就是 神器DropIt，一款小巧便捷提供辦公幸福感的整理工具。

『貳』 辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些

1.存放有序，固定位置

在辦公室內，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內，貼上標簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內的相應位置。

2.要刪的文件暫時先留著

在桌面建一個「臨時文件夾」，暫時沒用的都扔進去，一段時間(一個月)後集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時做好PlanB

列出已有物品的清單，存於某個地方(如備忘錄)。

4.將經常使用的文件夾放到桌面

在桌面創建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立文件夾，對每一電子文件進行詳細命名，之後按照自己的分類習慣（如時間、用途、部門等）歸檔同一類型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時備份，備份途徑為雲備份或移動硬碟備份。

7.在名片上寫清詳細信息

在名片背後(微信的備注描述頁)寫清楚對方的詳細信息，如認識日期、接觸場所、對方特徵、介紹人等。

8.手機號碼備注要詳細

以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

9.活用手賬的兩個重點:及時寫，多次看

一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

在名稱後註明「XX總」，表示尊重。寫郵件也一樣。

11.手賬上方註明日期和主題

給每個記錄註明時間和主題，查找時就多了兩個關鍵變數。

12.所有的信息註明來源

為每條從外部獲取的信息註明來源。

13.勤於找出問題、總結經驗

提前15分鍾到約定的地點，聯系好招商，提前熟悉目標樓盤，准備好自己稍後要陳述的資料，然後等待客戶的到來。

14.記下經常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯的餐館。

15.組織商談的注意事項

打電話時一定要確認好：對方負責人的姓名/商談的內容時間地點/出席的人員名單/商談需要准備的資料，對方的聯系方式。

特別重要的會議一定要之後發一封郵件再次確認。

16.准備2個筆記本

只要兩個筆記本，一本做重要任務制定，一本做各種記錄。

17.給用過的筆記本製作索引

在筆記本第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現在寫，隨時空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記後，在筆記頂部寫下結論。

20.利用「5W2H」整理重點內容

做筆記要有框架：誰(WHO)-因為啥(WHY)做了什麼事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時間(WHEN)-地點(WHERE)?用了多少錢(HOW MUCH)?

21.將工作的「PDCA」記下來

按照Plan (計劃) →Do (執行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來，用心去總結，找提升方法。

『叄』 如何整理電腦文件歸類

問題一：如何有效地將電腦中的文件資料歸類存儲 不知道在你身上是否曾經發生過這樣的情況：你的老闆站在你的面前讓你馬上提交文件時，你卻發現它不見了，坐在那裡絕望的尋找;或者是為了找到現狀報告不得不讓客戶在電話另一端的客戶等上好幾分鍾。如果你有過這樣的經歷的話，你就會體會到，盡管你平日里工作有條不紊，深受老闆和客戶的贊許，但就因為這個關鍵時刻的遭遇，他們會感到很失望。倘若你的工作是幫助別人的話，要是你需要的信息總是找不到，會浪費別人多少時間啊。
想像一下，當別人問起某事時，你微笑著，從容地打開一個非常有條理的文件編排系統，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻!你必須把它歸功於高效的文件編排歸檔方法，不管這聽起來有多麼枯燥無趣。
節約時間在一個典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數據從各個方向涌來等著我們處理，通常我們還要將這些數據保存起來稍後再提取出來。我們希望在需要的時候就能立即拿到這些數據能夠，以便於作進一步分析或者是寫總結報告或者是做演講稿。
然而，實際情況往往是我們浪費自己的時間(很多時候也是別人的時間)四處尋找數據，而那個數據其實就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來了壓力。使用數據變得麻煩得多。所以如果想要及時完成工作，我們必須找到更有效更系統的文件管理方法。
有效管理信息當你從你的同事、賣方、顧客發來電子郵件里接收到一個文件時，很容易就想把它暫時放起來;心裡還想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間我再來細細看。或者是更糟糕的，直接把郵件留在收件箱里。過了一會兒，這種郵件越積越多，越來越亂。你根本不可能之後抽出時間來返回去重新整理它們，更不用說當你工作計劃繁忙，有很多其他有壓力的事情的時候了。
你可能會花費很多寶貴的時間去找那些你已經歸檔的資料，因為你忘了文件的名字，甚至首先連它在你電腦里你都不知道。那麼怎麼能簡化你的工作呢?改進一下文件管理方法吧。
高效的文件管理方法管理你電腦里的文件跟你管理紙質文件的方式差不多。它的要點是：把文件裝進分類的文件夾里，並且盡量以一種自己能明白的順序。
下面提供幾個關於處理文件的小技巧：
*不要保存不必要的文件。不要養成保存收件箱里所有東西的壞習慣。花一點時間瀏覽一下內容，只有了解到它跟你的工作有關時再保存。電腦里保存太多零碎文件將來找的時候會很不方便;而且它們還會影響電腦的運行速度。---所以保存文件之前先篩選一下。
*給你的文件和文件夾統一命名。例如：可以將文件夾分成「顧客」、「賣方」和「同事」三個子文件夾。在前面標上簡寫的名字用於區別它們隸屬於不同的文件夾。還襪掘有，我們可以為不同的文件夾設置不同的外觀使他們變得更容易區分。
*把有關的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個例子：把與同一個項目有關的word文檔、ppt、spreadsheet和圖表放在一個文件夾里。而不是一個文件夾裝所有的ppt，另一個裝所有的spreadsheet等等。這樣，找某個特定項目的各種附件將更加快捷。
*把在做的項目和已經完成的項目分開來。有些人偏向於把當前未完成的項目保存在桌面上。等項目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然後再定期的(例如每周或者每兩周)把那些不再需要的文件也按伍念類別放到已完成文件夾里。
*不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個屏幕都顯示不下，還要滾動滑鼠滾輪才能看完全部條目---這時就應該把這個滿滿的文件夾分成幾個小一點的子文件夾，列一個按修改時間順序或者字母表順序的清單，這樣便於今後提取。比如：你可......>>

問題二：如何整理電腦文件夾 將電腦分好4個盤，這里以每個盤大概100G內存為例子給大家講解，具體可以根據自己需要來設計。
C盤只放系腔好睏統文件，所有下載的東西都不要放在這個盤符，會影響電腦運行速度。
D盤只存放下載的或者轉存的應用軟體，比如Photoshop，3dmax,CAD,美圖秀秀，格式工廠，某某輸入法，瀏覽器，迅雷，QQ軟體等，凡是這類都放在這個盤符，而且在放置前先要新建一個文件夾，比如下載了一個QQ聊天軟體，就先要在D盤新建一個叫QQ的文件夾，這個文件夾專門放這個QQ聊天應用軟體，其它同理。這個盤符除了應用軟體別放其它的。給這個盤符留夠足夠的內存，一般50G到100G足夠了。
E盤只存放自己的資料，比如新建幾個：個人資料，學習資料，工作資料等。主要用於日常的學習使用。
F盤只存放娛樂文件，可新建幾個類似，音樂文件夾，電視劇文件夾，電影文件夾，游戲文件夾等，此處只放娛樂相關的文件。
注意事項：建立文件夾要一目瞭然。建議不超過7個，太多容易混亂。人的短期記憶不超過7個元素。每個文件層級在5到7個文件夾就可以了。這個自己具體情況來安排。

問題三：怎樣把電腦里的文件整理好歸類好 C盤系統盤，除了系統一般不會放任何東西
D盤，放安裝文件
E盤，放歌曲電影
F盤，放文檔資料
H盤，備份盤
若只有4個盤，去掉F，將資料放進E盤
盤符下，先建立相應的文件夾，取好福應的名字後在放文件

問題四：如何通過對電腦文件夾分類整理提高工作效率 通過資源管理器 ，可以對大量文件進行篩選，不過這存在一個問題：Windows是如何知道某張數碼照片是用什麼相機拍攝的?如何知道具體的拍攝參數? Windows又是如何知道某個Word文檔的主題到底是關於「工作報告」還是「年度預算」 ?其實這一切都是文件屬性，也就是元數據的功勞。
元數據，就是用於描述數據的數據。以數碼照片為例，數碼照片通常就是JPG格式(或其他圖形文件格式)的文件，這種文件中包含了文件的所有內容，而通過為文件附加元數據，就可以使用元數據對文件中的內容進行描述。
這種應用其實可以理解為圖書館里的檢索數據。在圖書館里找書的時候，讀者實際上並不需要翻看每本書的內容，通過檢索數據就能實現這一點。檢索數據對書的內容和形式進行了描述，例如描述了圖書館中每本書的題材、類別、作者、出版年份、出版社、主題等信息，最重要的是，還要包含每本書的具 *** 置，例如在哪個房間，幾號書架，編號是多少。通過這些信息，讀者就可以根據自己的需要確定要找的書，然後根據位置信息在某一書架上拿到這本書。
為了讓Windows充分利用元數據進行文件管理，還有一些前提條件需要滿足。
(1)文件本身必須包含元數據信息。例如，如果希望找到主題為「太陽」的照片，Windows 並不是對每張照片進行內容識別，並找出所有紅色圓形發光體，相反，Windows需要在 所有照片的元數據中搜索。如果某些照片的元數據使用「太陽」或類似的字眼作為主題，Windows在搜索時就會找到這些照片。
(2)Windows還必須能夠讀取文件的元數據。簡單來說，Windows必須安裝有對應文件類型 的篩選器。例如，在安裝微軟Office辦公軟體之前，.docx格式的文件是無法打開的
(3)篩選器和用於打開某種類型文件所用的程序是兩碼事。篩選器的用途是讓Windows能夠讀取特定類型文件的元數據信息，以及文件中包含的其他信息(例如Word文檔中的文字內容);而如果只安裝篩選器，不安裝對應的程序，相應類型的文件可能依然無法打開;同時，只安裝某一應用程序，但不安裝相應的篩選器，就算可以直接雙擊文件，調用程序打開，Windows可能依然無法識別其中的元數據信息。
因此可以說，在文件元數據的利用方面篩選器起到了巨大的作用。win7系統本身帶有大量篩選器，可支持很多常見的文件格式。另外在安裝某些用於打開特定類型文件的應用程序時，也會自動給系統中安裝對應的篩選器。但有些情況下，可能需要自己安裝特定的篩選器。
此外還需要注意一個問題，篩選器不僅可以用於使用文件的元數據，而且在Windows自帶 的搜索功能中也是非常重要的。如果不安裝必要的篩選器，Windows就無法對相應類型的文件創建索引，自然這種文件也就無法被搜索到。有關搜索功能以及篩選器的詳細信息，請參考下文。
既然元數據如此重要，那麼如何查看元數據?又如何修改錯誤的元數據?此時有兩種方法。如果所用的篩選器支持，可以直接用資源管理器的屬性對話框或細節窗格查看和修改元數據。但對於某些比較特殊的文件類型，或如果篩選器無法直接支持，則必須利用專用的應用程序查看和調整元數據。

問題五：怎麼快速歸類整理文件並新建文件夾 電腦 在日常生活和工作中，我們經常需要對自己的桌面，文件，照片，電影等進行歸類整理，最好的方法就是新建不同的文件夾，然後取一個你個人能分辨清楚的文件夾名稱，一般的操作是將文件夾建好以後，再將文件，文檔等拷貝或者剪切到你新建好的文件夾中就好了。其實在MAC系統下面還有更好更快的方法，就是將你要整理歸類的文件進行選擇，選擇好以後右鍵點擊任意一個被選中文件，點擊用所選項目新建文件夾你選擇了幾個文件，就會有一個（X項）。還有一個快捷的方法，選中文件後按快捷鍵 Control+mand+N，瞬間文件便整理好，然後你再輸入你想取的文件夾名稱就可以了！確實方便快捷不少。

問題六：如何整理電腦文件夾 1、將電腦分好4個盤，具體可以根據自己需要來設計。
2、C盤只放系統文件，所有下載的東西都不要放在這個盤符，會影響電腦運行速度。
3、D盤只存放下載的或者轉存的應用軟體，比如Photoshop，3dmax,CAD,美圖秀秀，格式工廠，某某輸入法，瀏覽器，迅雷，QQ軟體等，凡是這類都放在這個盤符，而且在放置前先要新建一個文件夾，比如下載了一個QQ聊天軟體，就先要在D盤新建一個叫QQ的文件夾，這個文件夾專門放這個QQ聊天應用軟體，其它同理。這個盤符除了應用軟體別放其它的。給這個盤符留夠足夠的內存，一般50G到100G足夠了。
4、E盤只存放自己的資料，比如新建幾個：個人資料，學習資料，工作資料等。主要用於日常的學習使用。
5、F盤只存放娛樂文件，可新建幾個類似，音樂文件夾，電視劇文件夾，電影文件夾，游戲文件夾等，此處只放娛樂相關的文件。

問題七：請問怎麼整理電腦上面的文件，進行項目歸檔 整理文件技巧如下：
不要保存不必要的文件。
給文件和文件夾統一命名。
把有關的文件存在一起，而不去管他們的格式。
把在做的項目和已經完成的項目分開來。
不要讓文件夾里裝得太滿。
記得備份文件歸檔系統。
再強調一遍：這個聽起來有點枯燥，但是很重要。
按日期整理文件。這樣可以幫你在不點開文件夾的情況下確定那個文件是最近的
合理運用」記事本「文件標記和說明。

問題八：如何整理電腦文件夾 可以再電腦上建立一個文件夾，把桌面上不要的東西放在文件夾里
望採納

問題九：如何整理電腦文件夾 分別有兩個方式：
第一種，你可以自己在磁碟里，創建文件夾，命名，把你想要的文件放在里邊，便於方便查找。
第二種，你下一個電腦管理文件軟體，可以幫你自動分配，但是需要你選擇路徑。

問題十：如何整理電腦文件夾 將電腦分好4個盤，這里以每個盤大概100G內存為例子給大家講解，具體可以根據自己需要來設計。
C盤只放系統文件，所有下載的東西都不要放在這個盤符，會影響電腦運行速度。
D盤只存放下載的或者轉存的應用軟體，比如Photoshop，3dmax,CAD,美圖秀秀，格式工廠，某某輸入法，瀏覽器，迅雷，QQ軟體等，凡是這類都放在這個盤符，而且在放置前先要新建一個文件夾，比如下載了一個QQ聊天軟體，就先要在D盤新建一個叫QQ的文件夾，這個文件夾專門放這個QQ聊天應用軟體，其它同理。這個盤符除了應用軟體別放其它的。給這個盤符留夠足夠的內存，一般50G到100G足夠了。
E盤只存放自己的資料，比如新建幾個：個人資料，學習資料，工作資料等。主要用於日常的學習使用。
F盤只存放娛樂文件，可新建幾個類似，音樂文件夾，電視劇文件夾，電影文件夾，游戲文件夾等，此處只放娛樂相關的文件。
注意事項：建立文件夾要一目瞭然。建議不超過7個，太多容易混亂。人的短期記憶不超過7個元素。每個文件層級在5到7個文件夾就可以了。這個自己具體情況來安排。

『肆』 教你如何整理電腦上的文件和文件夾資料

1、桌面圖標歸類：

用電腦的時候，首先一看到的就是桌面，如果桌面一堆快捷鍵，一看到心情就會不好，更別說用電腦了，整個人心情都會很煩。所以，可以把桌面面的快捷鍵，歸好類，以後打開的時候，去相應的文件夾裡面打開，這樣會很清爽了。

『伍』 怎樣把電腦里的文件整理好歸類好

1、保存文件時注意把名稱和時間填寫在保存的文慎衫件名前面；

2、注意保存文件時文件名稱後面的後綴名不易輕易更改；

3、當過一段時間以後，保存的文件過多會因為文件名稱相近使得保存順序不是很整潔，可以用查看功能把文件歸類，單點擊查看窗口以後，會出現幾個文件排列順序的選擇，你可以選擇按時間寬旦腔或者按類型等你習慣的類型，這時電腦就會把你所保存的文件都按照你的要求自動重新歸類遲簡。

『陸』 電腦文件整理 最強的分類大法是什麼

推薦兩個電腦分類法：

1.日期命名法：

這類文件一般和日期是有關聯的，比如我們工作周報、日報和月報等，我們可以在文件末加上具體的日期。你可以採用 yyyy-MM-dd，也可以使用更簡單的方法，直接輸入拼音「RIQI（日期）」，就會出現對應的日期，目前包括 Win 10、Mac OS 原生和各大輸入法均支持這種方式。

2.版本號命名法：

這類文件可能需要不斷的修正和改進，我們也可能需要保存中間的某一個版本文件，方便日後用到。例如「XX設計圖1.0」「XX設計圖2.0」等。

我們為什麼需要整理文件：

生活中，大家身上似乎都有一些強迫症的特徵：差不多的筷子，吃飯時卻偏要挑選完全相同的兩支、即便談不上實用，也會經常根據某些特徵排列桌面的軟體。

為什麼我們總是規避混亂、無序，而傾向選擇規整、有序？背後的原因遠不是一句「強迫症」可以解釋。人類對「整理」的潛意識偏好。

是因為相較於混亂，規整的事物更容易被我們理解，也更容易讓我們產生「掌控感」。而正是出於對不確定性的天然排斥，讓我們總是樂此不疲於「整理」這件小事。

『柒』 如何整理家裡的紙質文件

紙類文件的特點是很薄，很多紙類文件還很小，比如我們隨手帶回家的廣告，名片，優惠券，正是因為這些東西完全不佔地方，所以每次帶回家之後，都會被我們自覺地扔進抽屜里或者盒子里、籃子里囤積著，你也不以為然。

可是時間久了，當他們越積越多，佔用的空間也越來越大，你就會發現它們變成了大問題，收拾起來很費勁。這個時候你就需要嚴格地對這些材料進行篩選，留下你需要使用的和可能用到的，對於那些早已遺忘的和根本不需要要的將其通通丟棄。

拜讀了麻理惠老師關於紙類文件整理的技巧，我昨天閑暇之餘也將家中堆積了幾年的紙類文件進行了一番整理。一輪整理下來還是頗有心得，這里將自己的總結的適合國人的紙類文件整理方法與大家分享。

首先，結合中國人的生活習慣，我們家裡的紙類文件一般主要包括這么這種：

[if !supportLists]一、             [endif]重要文件類：這類文件主要包括你的房子，車子，保險等文件，還有就是你學生時代的證書，以及你的孩子的證書，這些東西不管你是不是喜歡，它都應該是你必須好好保存的重要文件。另外還有一些例如戶口本、銀行卡、市民卡、醫保卡、購物卡、會員卡等，也應該歸為這一類，他們都是很重要的文件類，只是後者是屬於重要文件中的常用類，所以，應該和前者區別對待。對於不常用的重要文件，可以用不同的文件袋分別存放，然後再文件袋上貼上標簽，存放在抽屜或者箱子里，需要的時候在拿出來；而對於常用的重要文件，可以找一個大小合適的收納筐，將它們統一收納於便於拿取的地方，需要的時候隨手拿起，用完回到家之後又放回原位，這樣就不會因為著急出門辦事而找不到重要文件而煩躁。

[if !supportLists]二、             [endif]待處理文件：我們每個人家裡應該都有數量巨大的待處理文件。主要包括：一些未開啟的信件、超市的優惠券、廣告紙、淘慎銀寶購物的清單、溫馨提示掃碼領紅包、好評返現等中國特色的小卡片、一些家用電器的說明書、保修卡、旅遊景點的門票、地圖、銀行業務的回執單、各種費用的收據單、發票單、醫院檢查化驗的報告單、取葯單、學生時代收到的生日卡、明信片、信件、童年時候的老照片、同學錄等等。我想上面提到的這些東西應該是每個家庭都存在的。對於這些東西，很多人都把他們存放在家裡，你會發現，大多數東西也許你幾年甚至幾十年都沒有寬渣宴去觸碰過。那麼對於這些東西，到底應梁早該怎麼處理。我想說的是，你要做一個認真的篩選，雖然這件事情會花費你很多的時間，但是卻很值得，也是必須要去做的。有些人可能覺得這東西佔不了家裡的多少空間，也沒有那個閑時間去整理，但是，空間是一點點整理出來的，如果你不清理東西，不這樣一點點地整合空間，那麼空間只會越來越小，相反，如果你將空間一點點的整合之後就會發現，家裡一下子清通了許多。另外對於有沒有時間做家務整理這個事情，我覺得肯定有，只是你願意不願意，不要拿忙來當借口，只要你還有拍照發圈的時間，只要你還有出去吃飯聚會的時間，只要你還有看電視追劇的時間，只要你還有玩手機刷抖音的時間，你就完全有整理家務的時間。不需要為自己的懶惰和安逸找借口。

那麼下面說重點，我們該如何整理這些待處理文件。你需要准備幾樣東西：垃圾簍、文件袋，標簽貼、文件盒。接下來我們就可以開始篩選。這是一個考驗毅力很耐心的過程，當然也是一個最重要的過程。

[if !supportLists]1、 [endif]可以直接丟棄的文件：廣告紙，其實一般我們都不需要帶回家，收到廣告紙之後如果這對這類廣告毫無興趣，可以直接丟棄，如果有你感興趣的部分，可以快速瀏覽一下，然後將可能用到的地方手機拍照，廣告紙可以直接丟棄；對於淘寶的購物清單和掃碼紅包、好評返現也是一樣的道理，如果你有記賬的習慣，那麼收到清單之後回到家第一時間完成記賬，清單即可丟棄，如果你熱衷於掃碼紅包和好評返現，那麼也請盡快完成相關操作，然後將其丟棄，如果你對於這些其實並沒有習慣，那麼根本不必將其保留，清單快速確認無誤後即可丟棄。對於信件，我們則需要認真篩選，如果只是一些通知類的日常信件，那麼在讀取有效內容之後即可丟棄，如果是重要信件，那麼就妥善收藏保存。

[if !supportLists]2、 [endif]根據時效決定取捨的文件：對於家用電器的說明書、保修卡、各種費用的收據、發票、醫院的檢查報告，汽車保險等，我們需要做一個時間期限的篩選，首先對於每種文件的實效都不一樣，所以，根據日期來決定取捨。家電說明書主要是看是否還有需要，往往來說，新家電買回家之後，我們都是稍微看一下說明書，但是對於一些常用家電，其實安裝師傅一般都會向我們簡單介紹使用方法，所以這一類說明書基本是沒有用的，我們很多時候只是習慣性地將它們妥善保存，但是回過頭想想，有幾本說明書是你經常回去翻看的，肯定微乎其微吧。另外就是如果這台家電在你家裡已經使用了3-5年以上了，那麼這樣的說明完全可以不需要考慮直接丟棄，你再去翻看它的可能性幾乎為零。保修卡和收據發票是一樣的道理，假設一台家電的保修時間為3年或者5年，那麼一旦過了這個時間，這些票據也就完全沒有了價值，可以直接丟棄。醫院的檢查報告我們往往會一張張的卡在病歷本里很多人都有這樣的經歷，有時候拿出病歷本來，還沒有翻開，裡面卡著這一打化驗單、票據就全部散落一地，於是趕緊去撿。你認真想過沒有，這些東西真的有用嗎？對於化驗單而言，一般的有效期限就是1個月到1年之間，因為人的身體是很復雜的，變化也很快，所以，很久以前的化驗單是不可能作為你下次看病的依據的，完全沒有必要留下。至於收據，如果你是需要報銷的話，這些收據就應該用專用的文件袋妥善保存，如果不需要作為報銷憑證，那麼直接丟棄即可。對於優惠券更是看日期說話的，優惠券往往都有有效期，過了有效期的優惠券當然是直接扔掉，而那些還未使用的優惠券，如果是可能需要的就暫時保留，如果是和自己的喜好無關的那麼可以選擇送人或丟棄。汽車保險也是1年的有效期，過了有效期的汽車保險資料就可以銷毀。這些東西都完全沒有收藏的意義。放在家裡，只是占空間而已。

[if !supportLists]三、             [endif]根據興趣愛好決定取捨的文件：這一類文件主要包括名片和各種其它卡，我們很多時候都會收到一些有用無用的名片，對於這類東西，我們也是需要一個認真篩選的過程。如果這張名片上的人你根本毫無印象，而且他所從事的業務與你沒有半毛錢關系，那麼這種名片可以直接丟棄。如果名片上的人你雖然不認識，但是他所從事的業務可能會與你有關，或者與家人和家庭生活有關，那麼選擇保留。如果名片上的人你很熟，那麼最簡單不過，把他存進你的通訊錄，名片可以直接扔掉。然後是一些其它的卡片，這里主要包括多餘的銀行卡、信用卡、會員卡等等，對於這些卡，不外乎兩種情況，一種是公司單位群開的信用卡、銀行卡，你從未使用和激活過，那麼請確認無效後剪碎丟棄。現在很多會員卡都是用手機號注冊的，所以，往往不需要實體卡，所以一些過期的老會員卡、或是一些你已經不再光顧的會員卡都可以剪碎丟棄，留下它們只是浪費空間。

最後，對於學生時代收到的生日卡、明信片、信件、童年時候的老照片、同學錄等。這些充滿回憶的東西，我們往往看到的時候都會帶著一些心情，所以我建議留到最後整理，這樣可以在前面完成了令人頭疼的整理之後放鬆心情，經過前面一系列文件的篩選和整理，到了這一類文件的時候，我們一般都會感覺有些疲憊，力不從心，而將這類型文件放在最後做整理，可以一邊整理一邊感受當時的心境，說不定還能發現一些許久以前的美好。一般來說，這類物品我們主要是需要做一個詳細的分類和歸檔，然後用合適的收納盒或者文件袋妥善保存。無論這些東西是讓你開心的還是傷心的，我覺得都應該留下。除非有一些特別的文件，你覺得已經沒有了意義，那麼可以選擇丟棄。另外還有一部分文件也屬於這一類，主要包括旅遊景點的門票和地圖。對於這一類，可以根據你的喜好來決定取捨，當然，對於那些游樂場、附近公園的門票，因為你常去，並無紀念意義，可以舍棄，而對於一部分重要的景點，也許你一輩子也就去這一次，或者你特別喜歡的景點，再或者是很精緻的門票選擇收藏。

完成了以上的篩選之後，其實我們的整理工作也就接近收尾，這時候只需要最後一個步驟。丟棄的東西扔進垃圾簍，把需要留下的東西分類之後裝進文件袋或者收納盒，然後貼上標簽，再分成常用的和收藏的兩類，常用的放在可移動文件盒內，方便拿取；收藏的妥善存放到抽屜或者收納盒。這樣，我們的紙類文件就整理完成。接下來，你只要繼續遵循我們上面提到的篩選原則，做到不把無用的文件帶回家，及時處理帶回家的等待性文件，妥善保管重要文件和收藏類文件，做到這三點，你家裡的紙類文件就能一直保持一個最佳狀態。

『捌』 如何做好文件管理檔案文件管理的方法

一、檔案管理

(一)凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

(二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

(三)檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。

二、文書檔案管理

(一)歸檔范圍

1、行政綜合類：包括重要的會議材料;制定的內部法規性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發展規劃、工作總結匯報;政府機關頒發的重要文件。

2、組織人事教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。

3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。

4、質量管理類：質量管理方面的制度。

5、技術類：產品及生產方面技術文檔。

6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。

(二)文書的檔案立卷

1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。

2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文，放在請示年立卷;跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的'總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。

三、歸檔時間

公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。

四、檔案的借閱及銷毀

(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。

(二)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。

(三)定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。