怎樣做好單位上的文件管理

1. 如何建立公司的文檔管理

中小企業文檔管理解決方案

目前企業文檔管理中面臨的困境
企業在生產過程中,每天都會形成很多紙質和電子文檔。這些文檔對企業和員工來說都是很重要的資產。如何管理這筆資產卻是一個問題：
1. 一間企業，每天都會產生財務，發票，人事合同，商業合同和傳真等多種多樣的紙質文件。這些文件中絕大部份是需要分類和歸檔。如何重復利用和快速調閱這些紙質是一個很重要的問題！
2. 在信息化的今天，企業生產每天都會形成很多重要的電子文檔。員工每天都在用軟體做各種方案，這些格式各異的方案保存在區域網內的不同電腦。當你需要參考時卻發現很難找到需要的資料；而員工流失帶來的方案流失也很難避免，這種情況很大程度上成為企業資產的流失。如何管理這些文檔對企業來說是很必要。

目前企業文檔管理的辦法
1. 紙質文件
對於重要的財務，發票，人事合同，商業合同，通常採用分部門編號歸檔管理。
缺點：
*調閱審批流程慢
*每次調閱都需要看原件。在大量的文件中尋找，工作量大；對於重要的原件，
容易毀壞和很難管理安全性。
*共享難度大，因為原件只有一份，如同時查看，只能等待或復印。

2. 電子文件
通過在區域網的伺服器上設置共享目錄來存放文檔，由電腦管理員統一管理。
缺點：
*只支持普通查詢。用戶不能通過關鍵字和文件內容查找，文件的重用率不高。
*很難實現文件資源共享。
文軟辦公文檔管理軟體的特點與應用
1.幫你按員工職務劃分用戶組和用戶對系統的使用許可權。
2.幫你按目錄分類文檔以及定義每個目錄的詳細資料。
3.幫你實現區域網中的文檔多人共同使用。
4.幫你實現文檔的版本管理，讓你跟蹤每一步的修改。
5.幫你劃分各類型文檔以及定義每個文檔的關鍵索引。
6.幫你使用文檔基本信息、索引信息和文檔內容快速查找需要的文檔。
7.幫你實現日常辦公使用的文檔袋功能，可臨時把各文檔歸類到一個文檔袋裡面。
8.幫你提高日常文檔操作功能（列印、發郵件、查閱）的辦公效率。
9.幫你記住每個快要到期的文檔並提前提醒你。

2. 如何進行有效的企業文檔管理

從伺服器磁碟上劃分出來點空間，把文件統一編號，管理

3. 如何做好公司文件的管理啊老闆叫我做這個，很雜亂啊！不知所措！亂了！

告訴你老闆趕快引進企業文件管理軟體。公司文件管理首先需要確保以下 1、文檔全，不能出現說3年前的文件找不到 2、文檔查容易、找方便，要有地方可以查公司有哪些文件，同時查找了也得有地方可以找，如果出現說文件在同事那裡，結果同事出差了 3、找到的文件需要能確認有效性，如果找到的電子文件被誤改過，那就沒用了。 但是單純的企業文化管理系統比較少見，大都包含在企業管理中，樓主可以選擇管理123，不僅可以實現企業文件的管理，企業其他方面的管理也可以實現，如：庫存產品盤點、產品在倉庫間的調撥、庫存台賬等等。 您也可以試用一下金智企業管理軟體OA.....說的再好，也不如你自己的體驗效果好，你不妨先試用一下管理123，看看合不合適。

4. 公司的文檔如何管理

採用會博通綜合文檔管理系統

實現文檔一體化管理

文檔資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

文檔一體化管理全流程

5. 企業文件管理制度如何寫

轉載
文件管理制度
(一)總則

第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關於文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特製訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.收發員(文書)拆封和簽收後應及時附上文件處理傳閱單，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽後，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系後再分轉處理。
3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關繫到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交收發員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完後，應交收發員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發文的管理

第八條發文的規定
1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，並將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘文件均由主要領導批准簽發。
第九條發文的范圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用於：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位體制機構變動或幹部任免事項；
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

(四)發文程序與要求

第十條 發文程序規定：
1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發文後，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送黨政領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室列印；
11.文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12.文件打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝製品；
(9)單位日誌和大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條對於多餘、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

第十七條實施及修改本辦法經決策會通過後實施，修改時亦同。

6. 企業管理工作中，怎樣進行政務文件管理

對於政務文件一定要分級進行管理
首先，規定好分級的標准；
其次，對分級的文件進行存檔、查閱、 轉發 、復印、銷毀等都要設定相應級別的不同處理方式
最後，如果有能力可以上一個OA辦公系統，用計算機網路平台去做知識管理

7. 公司文件分類管理怎麼做

會博通綜合文檔管理系統，在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。

集中統一管理企業內部不同層級、類型的文檔資料

8. 公司的文檔如何管理

面對公司多且雜的紙質文檔文件，可以藉助雲脈紙質文檔管理系統工具，不僅可自動快速實現紙質文檔電子化，在應對大量文檔時，獨有的文件夾列表還可以對文檔進行分門別類的有序管理，獨有的排序模式，可按照個人習慣進行排序，隨心所欲全面掌控文件資源......

9. 如何進行文件的有效管理

一、文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則�
第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特製定本制度。�

第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。�

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。�

(二)文件材料的收集管理�

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。�

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。�

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。�
1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。�
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報會議費用。�

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：�
1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
� 2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。�
3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用文件材料登記手續。�

(三)歸檔范圍〖HT〗�

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。�

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。�

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。�

第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。�

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。�

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。�

第十四條 信訪工作材料。�

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。�

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。�

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。�

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。�

第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，並編上條款號。�

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。�

第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，並在收發文登記薄上註明。�

(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗�

第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。�

第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。�

第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。�

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。�

第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。�

第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系並進行系統的排列。�

第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角列印頁號。�

第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。�

第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立捲入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。�

第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。�

第叄拾叄條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：�
案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制並與原件一並立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。�

第三十五條 本制度自印發之日起實施。

10. 企事業單位文件怎麼管理做才能提高效率

首先可以統一文件版本，管理員統一存放文件位置，把文件上傳到雲端，不宜丟失，其他人沒有修改許可權，也就更安全。你可以試試客戶管理系統，簡稱CRM，自己設計和開發一個簡單的系統至少成本也要上百萬，可以試用國內好用的CRM系統，像佐朋SCRM，與自己開發對比，不僅節約金錢成本和時間成本，而且功能全面，管理客戶信息是基礎，還能在微信生態做客戶營銷等等