怎樣做好收發文件工作

Ⅰ 如何做好文件收發台賬

及時做好記錄，收文和發文都要按日期歸檔。以便快速查找

Ⅱ 單位的文件收發

想要實時記錄員工外發或接收的文件 可以在企業內安裝域之盾軟體

域之盾軟體可以全方位監控員工電腦上的行為，客戶端隱蔽啟動，運行穩定，佔用低，支持多屏幕實時桌面監控和遠程式控制制，屏幕截圖、記錄軟體使用、聊天內容、文件操作、鍵盤輸入內容、網站訪問等員工的工作情況，還具備關鍵字檢測、記錄和禁止文件傳輸、USB設備使用，保護文檔資料安全；黑名單可以禁止指定的網頁和軟體的使用，阻止員工上班期間，玩游戲刷淘寶等；報表統計功能可以統計分析員工電腦工作情況，從而制定更有效的管理措施，提高員工的工作效率。

而且軟體還有加密和防泄密功能，域之盾軟體有著成熟的加密方案，基於驅動層的加密功能能自動加密保護圖紙文件，可以選擇只讀、強制、智能三種加密模式，理論上被加密的文件未經解密是無法在非授權環境下打開的。

Ⅲ 如何做好文書工作

文書工作是一項非常嚴肅的政策性、業務性很強的工作，並且是具有機要性質的工作，也是一項很細致的文字工作。它是領導工作的重要助手，是學校行政管理工作的一個部分；是提高學校工作質量和工作效率的重要一環。為做好工作，特製定以下職責。 一、努力學習黨的方針政策，提高政治思想水平和業務水平，勤勤懇懇，兢兢業業，熱愛並認真做好本職工作。努力提高專業技術水平。 二、提高文書處理工作的基本技能，鑽研業務，精益求精，講求實效。 三、認真做好會議記錄，會議記錄必須真實、准確、全面、完整，字跡要求清楚，決議要求明確，對重要發言力求做到准確完整，遵守保密制度，不得隨意泄漏會議內容，會議記錄，必須妥善保管，不得外傳或遺失。 四、公文處理必須做到及時、准確、安全,實行嚴格的保密制度，保守黨和國家機密。收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節，都要嚴格執行登記制度，努力把好各道關口，做到環環有手續，件件有著落。建立收文、發文、傳閱、借閱、移交、銷毀登記薄。秘密文件當日收回、專卷保管，做到萬無一失。對於機密文件的內容不能同無關人員談論，給無關人員閱看。 五、認真負責地保管和使用好學校所有印章、印信。嚴格執行《印章的管理與使用制度》，保證印章的絕對安全和正常使用，防止印章被盜和濫用。 六、協助辦公室主任做好各項工作，積極主動地做好辦公室一切事務性工作，完成領導和辦公室主任交辦的其他工作。 七、及時收集學校在校活動中形成的、辦理完畢具有查考價值的所有材料。負責運用微機完成有關檔案、資料的輸入、整理、查閱等工作。 八、文件管理工作。 1、收文處理：專人拆封，堅持「行登記，後使用」的原則，收文後詳細校對來文單與文件是否相符；如有急件，急事先辦。 2、文件分類登記：來文蓋上印章後，分類登記，無論是急件、平件都需要隨到隨凳，及時分送。收文要按年度編排，注意准確，不要出現空號、重號。要求分類准確，按收文要求逐項登記清楚，貼上來文處理用紙。 3、送領導閱批：將來文分別送黨政領導閱批，黨內文件書記先批閱，行政文件校長先批閱。 4、文件傳閱工作：根據領導批示意見，分別送有關處室閱文，要認真在傳閱登記簿上進行登記，閱文的同志要在登記簿上簽字，以便查找，閱後及時交回，防止丟失。密級文件要在辦公室閱文，防止丟失、泄密事件的發生。 5、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷後，要及時提供利用，並注意防潮、防蟲、防火、防盜、防止丟失、泄漏。每逢節假日、年終前要將文件核對清點，發現短缺，及時查找，確保文件的安全。 6、文書材料的歸卷和立卷工作：當年來文，待文件結束後，即可抓緊時間分類裝訂成冊。凡是能反映學校主要教育教學活動的基本歷史面貌，對本校有長遠利用價值的檔案，處底也要分類裝訂立卷。 7、發文：負責列印材料的校對、印製、裝訂。要進行發文編號登記

Ⅳ 作為一名秘書如何做好收發文工作

建立台賬登記工作，分門別類，做到井井有條，有人找那個文件，你能立馬找出來，這就好了。

Ⅳ 怎樣做收發文件登記表

序號，郵件類別，寄件人姓名，寄件人地址，收件人單位，收件人姓名
簽收，日期！
郵件類別（掛號，快遞，匯票，包裹）
收件人單位（某個部門）
簽收（收件人在你這拿郵件的時候讓他簽字）

Ⅵ 怎樣做好文書工作

文書工作是一項非常嚴肅的政策性、業務性很強的工作，並且是具有機要性質的工作，也是一項很細致的文字工作。它是領導工作的重要助手，是行政管理工作的一個部分；是提高工作質量和工作效率的重要一環。
一、努力學習黨的方針政策，提高政治思想水平和業務水平，勤勤懇懇，兢兢業業，熱愛並認真做好本職工作。努力提高專業技術水平。
二、提高文書處理工作的基本技能，鑽研業務，精益求精，講求實效。
三、認真做好會議記錄，會議記錄必須真實、准確、全面、完整，字跡要求清楚，決議要求明確，對重要發言力求做到准確完整，遵守保密制度，不得隨意泄漏會議內容，會議記錄，必須妥善保管，不得外傳或遺失。
四、公文處理必須做到及時、准確、安全,實行嚴格的保密制度，保守黨和國家機密。收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節，都要嚴格執行登記制度，努力把好各道關口，做到環環有手續，件件有著落。建立收文、發文、傳閱、借閱、移交、銷毀登記薄。秘密文件當日收回、專卷保管，做到萬無一失。對於機密文件的內容不能同無關人員談論，給無關人員閱看。
五、認真負責地保管和使用好所有印章、印信。嚴格執行《印章的管理與使用制度》，保證印章的絕對安全和正常使用，防止印章被盜和濫用。
六、協助辦公室主任做好各項工作，積極主動地做好辦公室一切事務性工作，完成領導和辦公室主任交辦的其他工作。
七、及時收集活動中形成的、辦理完畢具有查考價值的所有材料。負責運用微機完成有關檔案、資料的輸入、整理、查閱等工作。
八、文件管理工作。
1、收文處理：專人拆封，堅持「行登記，後使用」的原則，收文後詳細校對來文單與文件是否相符；如有急件，急事先辦。
2、文件分類登記：來文蓋上印章後，分類登記，無論是急件、平件都需要隨到隨凳，及時分送。收文要按年度編排，注意准確，不要出現空號、重號。要求分類准確，按收文要求逐項登記清楚，貼上來文處理用紙。
3、送領導閱批：將來文分別送黨政領導閱批，黨內文件書記先批閱。
4、文件傳閱工作：根據領導批示意見，分別送有關處室閱文，要認真在傳閱登記簿上進行登記，閱文的同志要在登記簿上簽字，以便查找，閱後及時交回，防止丟失。密級文件要在辦公室閱文，防止丟失、泄密事件的發生。
5、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷後，要及時提供利用，並注意防潮、防蟲、防火、防盜、防止丟失、泄漏。每逢節假日、年終前要將文件核對清點，發現短缺，及時查找，確保文件的安全。
6、文書材料的歸卷和立卷工作：當年來文，待文件結束後，即可抓緊時間分類裝訂成冊。凡是能反映學校主要教育教學活動的基本歷史面貌，對本校有長遠利用價值的檔案，處底也要分類裝訂立卷。
7、發文：負責列印材料的校對、印製、裝訂。要進行發文編號登記

Ⅶ 什麼叫做收發收發主要做些什麼工作

收發---【釋義】收進和發送公文、信件等。職務名。掌管文件、信函等的收進和發出。 收發員崗位職責 1、負責全院公私報刊的征訂和收發工作。
2、負責全院雜志、掛號、包裹、匯款的收發工作，做好登記手續，做到有據可查，杜絕差錯。
3、負責信件、電報收發工作，及時通知單位及個人領取。
4、遵守勞動紀律，遵守職業規范，嚴禁私拆信函，私扣報刊。
5、負責收發室的衛生整潔工作。
6、努力鑽研業務知識，不斷提高工作效果。
7、完成領導交辦的其它工作。

Ⅷ 如何做好公文處理工作

一、嚴格把握程序 提升公文處理水平
公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等系列相互關聯、銜接有序的工作，從起草到完成它的現實效用，最後立卷歸檔，都要經過若干必不可少的工序，這些工序組成一個先後有序、環環相扣、首尾相連的整體，這就是公文的處理程序。在日常工作中，我們主要從以下三方面把握公文處理程序。
（一）嚴格辦理程序，確保公文處理形式規范
公文辦理准確是公文質量的基本要求，也是第一位的要求。如草擬和審核公文，從思想內容、篇章結構、遣詞造句到標點符號，都必須嚴格把關，杜絕差錯，任何一個細微的差錯都會產生不良影響，甚至可能導致工作上的失誤和被動。特別是在工作中，作為一名文秘人員，起草校核公文時，要緊貼領導思路，撰寫的公文要充分體現意圖，只有這樣才能准確執行領導的決策部署。
公文處理必須嚴格把握時效要求，任何一件公文的辦理都有一個期限，有的甚至有一個最佳辦理時機。公文處理工作要善於把握時機，抓住「火候」，既不能延時誤事，也不能盲目超前。近幾年來，我們積極總結經驗，不斷完善工作制度，形成一套科學、便捷的公文處理流程圖，確保公文處理的每個環節緊密相連，及時、有效地傳遞政策。
（二）嚴格審核程序，確保公文處理內容科學
精簡公文，最有效的辦法就是在進入辦文程序前，對文件擬制單位的文件初稿，把握好前置關口，做到制發的文件著力於解決實際問題，力戒形式主義。按照中央現在的八項規定要求，公文數量明顯減少，提升公文的嚴肅性和權威性。
（三）嚴格督辦程序，確保公文處理效能提升
平時工作中，總會遇到「三重一大」以及上會討論過的事項等問題，涉及此類問題，對工作的進展和進度，開展督辦工作 ，確保了工作任務的完成。
二、以求實、精簡、高效的原則提供公文處理水平
（一）處理公文要務實
求真務實是公文處理工作一貫的作風要求，在公文處理的條例裡面，就有明確規定，比如行文要講求實效，注重針對性和可操作性。公文的起草要求講實話，一切從實際出發，分析問題實事求是，措施辦法切實可行，明確主要責任部門，用准確和精簡的詞語去進行表達。這樣才能夠體現公文的嚴密性，方便各單位和員工對公文的理解，避免因行文問題而出現推諉責任的情況，同時公文的觀點表達、思路結構清晰也能夠摒棄空話連篇的不良文風。公文的審核與簽發也是要注重依據、注重程序的，注重在職權范圍內開展工作與活動，防止出現流程錯誤。
（二）處理公文要精簡
精簡既是理念的總要求，應當貫穿於公文處理工作始終，也是實際操作具體的指導原則，應當落實到行動上，核心是精簡數量、控制篇幅和提高質量。嚴格掌握文件的制發規格，可以以部門文件發的，不以公司名義印發；能以函件印發的，不以公司名義印發；對必須印發的文件，要注重公文的質量和實效。公文的行文代表一定的權威，將行文職權范圍規定在比較小的范圍之內，確定發文許可權進行控制以免被濫用。
（三）處理公文要高效
效率是衡量一項工作的標准之一。對於公文的處理要求高效，是辦公室職能不斷完善的表現並將直接影響到很多相關的工作是否能夠順利開展。公文處理流程是否規范，文書人員責任心，部門間的溝通都是影響公文效率的因素。在實際工作中，對於一些緊急公文要格外重視，做到辦公「零停留」；對於不符合規范的公文及時退文重發；關注領導行程，及時提示領導批閱，做好催辦和督辦。並藉助相關的處理方法，才能有效幫助提高效率。
三、文件辦理過程中注意溝通與協調
（一）溝通協調的重要性
文件的往來活動中，有通知、請示、報告等文種，針對文件的要求，有需要報送的、有需要請示批復的、有需要洽談商務與業務交流的、有需要確定人員的等等都需要溝通和協調，才能夠保證對文件的辦理的正確和執行力。辦文工作是公司對外溝通交流的窗口，是對內上報下傳的紐帶。辦理文件從收文登記、分發送批、轉送辦理到收回歸檔的流程中有嚴格的程序，又有一定的靈活性和創新性。
（二）溝通信息要准確
在有些文件需要確定一些具體信息和事項上，一定要做到溝通信息的准確性。例如時間地點人物等的要素信息，以及為車輛准備和會議准備提供有力的支持。
（三）提高對公文的重要程度的辨識度
文件的辦理需要辦公室人員的能力與智慧。如領導出差，或者出現新的情況和問題時都需要對於文件進行很好的理解。也就是提高對於文件的重要程度的辨識度，才能夠將輕重緩急有一個合理的安排，做到既不耽誤又不過急。
四、公文處理工作要做好保密工作
公文處理工作中的保密制度是指辦公室人員在與具有重要信息的文件的接觸中，需要對文件的內容進行保密和迴避的規定。在實際工作中會有很多緊急的、重要的文件需要大家進行保密，這就需要嚴格執行制定公文處理工作中的保密制度。此外還要嚴格執行機要文件的四個一：進出一個口、拆分一隻手、登記一本賬、傳閱一個點。除提升文秘工作人員的自身素質外還要嚴格進行保密檢查。增強保密的安全防護設施，做到警鍾長鳴防範於未然。

Ⅸ 如何做好文件收發工作

建議您去網上下載一份公文管理規定，會有比較詳細的參考，我在這里只整理歸納一個大綱和重點事項（除了以下詳細的部分，至少還要有公文分類及寫作的基礎，同時要制訂一個屬於企業的公文編號規則）。
一、收文處理
1、收文處理，一般包括登記、擬辦、分辦、批辦、催辦等程序。
2、公司所有的收文，除指定某部門、分公司處理外，均由行政部（不同公司有不定的設置，例如人事部、辦公室、秘書處）指定的人員簽收、開拆、登記、呈閱、分發，並按不同類別進行分類處理。

6、公文校對應以簽發稿為准。簽發後的公文不得再作任何修改。若確需要修改，必須重新送簽。
7、公文裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年月日，如正文末頁無空檔，可另起空白頁註上日期蓋章，並在該頁的左上方標注「此頁無正文」字樣。
8、各部門、分公司向公司總經理室呈送的文件，經行政部經理審核，如不符合行文的規定要求，可退回呈報單位重新報送。
9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得擅自將文件帶離公司，不得私自復印、外傳與泄露文件內容。
三、公文的管理
1、公文要視其內容分為普通、秘密、絕密三種密級。秘密文件反映本公司內部的重要情況，只適合有關人員閱讀；絕密文件反映本公司最核心的商業機密，只在嚴格規定的范圍內傳閱，嚴禁對外泄露。對於秘密和絕密文件，必須在文件第一頁右上方註明「秘密」或「絕密」的字樣，並與普通文件分開傳遞及管理。如發現泄密造成不良影響和嚴重後果的，須追究當事人之責任。
2、公文辦理完畢後，各部門、分公司應將公文原稿和相關資料整理立卷、歸檔。上級來文、公司行文、總經理室的重要批示、外部重要來文由行政部立卷、歸檔；各部門的往來公文及總經理室領導的批復由各部門自行立卷、歸檔。
3、有關人員如需查閱公文檔案須經行政部經理同意，其中秘密、絕密級公文須經總經理室同意後方可查閱。
4、公文檔案由行政部統一管理，個人不得私自保存。檔案管理人員調離工作崗位應及時做好移交工作。
5、案卷應確定保存期限。對於超過保存期的歸檔文件，經過鑒別和主管同意，可定期銷毀，秘密、絕密文件應經總經理室批准後方可銷毀。銷毀的文件應進行登記，由二人監銷，確保不丟失，不漏銷。

Ⅹ 如何做好收發信件、快遞工作（秘書）。

多先本公司那些經常處理文件的同事多學習學習，有些事情是輸上學不來的，就像你問的，那些是重要文件，那些不是重要的，那本書上知道你家那些重要文件呢，這樣不是泄露公司「機密」了嗎，多看同事們怎麼做，嘴勤點多問問，也可以問問你們總裁，當重點向同事學習，不要老問總裁，那樣人家會反感，什麼都問我，我還要你干什麼，你多多同事就沒有關系，就算老闆怎麼了，也會喜歡的。老闆總還是喜歡愛學習的員工的嗎。