市府辦轉發的文件怎樣歸檔

❶ 辦公室文件該怎麼歸檔

這個的話，就有很多中的歸檔方式了，主要看你的辦公文件都是什麼樣類型的辦公文件了，你可以按照文件的類型來分類了，比如每個部門的文件，都歸納放在一起，有些部門文件比較多的話，就在對部門的文件進行分類的，而且在分類的時候，注意可以進行下備注，可以在一些文件的上面，用便利貼寫上一些簡單的著名，這樣的話，以後找起來的話，也會比較快一點，甚至以後辦理離職或者轉崗交接的時候，也會比較方便的。

還有就是可以依照文件的時間來歸檔的，畢竟有些文件要是比較舊的話，可能就不常用到，如果再找的時候，還要按照一個類型的文件一個個去翻的話，就比較累了，而且很浪費時間，效率也不高的，你可以按照時間分類，每年的文件放在一起，夾張紙隔開了，而且可以時間最近的放在最上面，時間最久的放在最下來，拿起來也方便。

還有就是可以按照重要新和不重要性來歸檔，如果是一些類似很重要的合同文件的話，就需要單獨的放在一起了，甚至可以說直接放在保險箱里，避免文件的丟失造成重大的影響，其他不重要的文件，就可以採用其他的方式歸檔了，這樣的話，也能防止工作中出現差錯了。

不管是你採用那種的歸檔方式，一定要注意的就是盡量規定起來，以後都用這種方式歸檔，不要隨意的更換，而且主要是自己寫一下自己採用的歸檔方式，以及放置的位置，這樣的話，也方便別人也採用這種方式，避免給你增加了工作負擔。

❷ 企業收到政府發來的文件該如何進行分類歸檔

可以根據收文的類型比如通知歸一類並且按照收文日期分類；規定歸一類也按收文日期歸檔；希望對你有幫助

❸ 怎樣把文檔歸檔

文件歸檔
1. 件的構成
歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復製件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
2. 件內文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，復製件在後；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在後；中文本在前，外文本在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙和定稿在後。

❹ 向上級機關轉報的下級機關請示類文件，歸檔時怎麼處理

1、如果有復函，可根據需要歸入永久、30年或者10年；如果沒有復函可不歸檔。
2、請示，是指下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批准時使用的一種請求性公文，是應用寫作實踐中的一種常用文體。請示可分為解決某種問題的請示，請求批准某種事項的請示。
3、歸檔：同義詞為存檔，指將處理完畢且具有保存價值的事情或文件經系統整理後交檔案室（館）保存備案(備查)的過程。

❺ 文件如何分類，怎麼歸檔

看文件類型了，有按時間、性質等

❻ 文件如何分類，怎麼歸檔

需要准備的工具：電腦

1、首先ar命令是把幾個文件和(或)目錄集合在一個文件夾里。是創建備份和歸檔的最佳工具。

❼ 行政單位 文件檔案歸類 方法

文件材料整理歸檔的具體操作方法：

收集：收集工作即是將本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。

要求：材料齊全完整、內容真實准確

明確歸檔范圍：凡是反映本單位各種職能活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。各單位應依據《新規定》，結合本單位職能及其內設職能部門工作實際，加強對工作中形成文件材料的研究，詳盡編制本機關的文件材料歸檔范圍。

(7)市府辦轉發的文件怎樣歸檔擴展閱讀：

行政單位和事業單位：

（1）內涵不同——行政單位是國家機關，而事業單位是實施政府某項公共服務的部門，是社會服務組織。

（2）擔負的職責不同——行政單位是負責對國家各項行政事務進行組織、管理和指揮；而事業單位是為了社會的公益目的從事教育、文化、衛生、科技等活動。

（3）編制和工資待遇的來源不同——行政單位使用行政編制、由國家行政經費負擔。事業單位使用事業編制，由國家事業經費負擔。事業單位有全額撥款的，有部分撥款的，還有事業單位企業化管理的。

行政單位人員的工資按《公務員法》由國家負擔，而事業單位則根據不同的管理模式實行不同的待遇。 行政單位或事業單位根據工作性質，也有具有行政事業編制的非公務員的人就職，一般是從事後勤保障的工勤人員，他們的待遇除職權不同外，收入和公務員完全一致。

❽ 本機關下發的普發性文件如何歸檔

既然是帶文號的正式文件，就應該按文號順序和文號類型歸入文書檔案，保管期限為長期。
在年終的文書檔案歸檔工作中，如果遇到難以處理的問題，應該是向當地檔案局請教和咨詢，獲取業務上的指導。

❾ 大公的文件資料是怎麼歸檔整理的

檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產品）、會計檔案、幹部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即「遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用」。

一、基本要求：

要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標准《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）和《海南省歸檔文件整理規則實施細則》。

二、基本概念：
（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料。

（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。
歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。

（三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，並能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號：是檔案館給立檔單位的代號。
三、整理方法：

（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須採取以下相應措施：

1.立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的「紅頭文件」的歸檔。

2.檢查本單位在年度工作中產生的「白頭文件」材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（幹部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、幹部調動、行政事務等）、協議、合同。

以上收集到的「紅頭文件」和「白頭文件」材料是本單位工作過程中形成的屬於立檔單位應收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及部分收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以「件」為單位固定在一起即單「件」裝訂，便於保管利用。

1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網路環境中形成的文件，無定稿的或列印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；復文在前，來復在後；漢文在前，少數民族文字在後；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在後；有文件處理的，文件處理單在前，正文在後。

3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。‚裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，採用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：採用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）。或較厚的文件採用「三孔一線」的線裝方法裝訂。

（四）分類：
歸檔文件採用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩定。
1.區分年度

①年度以落款日期為准。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。

②跨年度的文件放入辦結的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008年度;
某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案年度歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，「件」的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為准。具體地說來文與復文為一件，以復文為准等。

④會議記錄本以該本最後一次會議記錄時間為准。

⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內容，製成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的准確日期或近似日期，並據此按年度合理歸類。

2.區分保管期限
將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬於歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半。可以概括為以下四個方面：

①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。

②反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核准等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料。

③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等。

④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。

准確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，實現對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

上級機關文件：針對本機關的文件或屬於本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關於本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。

本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。
下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限內，把同一機構（或問題、文號）有內在聯系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是「遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系」整理原則的體現。排列順序應保持相對固定。

3.最後在同一保管期限、同一機構、問題或文號內按成文時間的生後順序排列。
（六）編號

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，並以歸檔章的形式在歸檔文件上註明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，並為後續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先後順序的重要標識。

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。

2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。
3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4.件號：歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。

件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交後編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從「1」開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3……82

30年件號：1、2、3……73

10年件號：1、2、3……243
館編件號待檔案移交給檔案館後，由檔案館根據需要填寫。
（七）編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。

歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。
1.件號：填寫室編件號。

2.責任者：指發文的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如「海南省紀委「，不能使用「本廳」、「省教育廳」等含義不明，難判斷的簡稱。②聯合發文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現「以我為中心」的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據文件內容形式等特徵加以考證並填寫。

3.文號：文件的發文字型大小，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發文字型大小的不填寫。文號欄內不得填寫諸如「會議文件之一」等文件順序號，亦不得填寫「情況反映」等刊物名冊。

4.題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規范的，應根據文件內容，重新擬寫或補充標題，外加「〔
〕」號附於原標題之後。如海南省檔案局關於轉發檔發[2008]18號文件的通知，應重擬提題名並抄錄為海南聲省檔案局關於轉發[國家檔案局關於汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。

5.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數字可回行填寫，如2008

0708。
6.頁數：每一件歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。

7.備註：用於填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加註「*」號，將具體內容填寫入備考表中。

（八）裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。

1.裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先後順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目後能對應找到文件實體。檔案利用完畢後歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為「死檔」。

2.檔案盒應採用無酸紙製作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買。以保證檔案盒製成材料的質量。

3.檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用「/」號連接。

4.備考表放在盒內所有歸檔文件之後，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

①盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢後歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，並在目錄相關條目的備注項中加「*」號標示。

②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。
③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。

④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。
（九）編制檢索工具

1.歸檔說明（全宗說明）內容包括本單位主要工作職能、本年度內設機構設置情況（領導班子、內設機構及領導任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數量，有何缺陷）。

2.列印歸檔文件目錄（採用國際標准A4型紙，永久目錄列印一式三份，30年、10年期限的目錄列印一式一份
）。編制封面，並根據需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

❿ 公文歸檔的方法

當然是根據國家標准好，這都是經過實踐證明且輕質有效，統一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，後面附上國家標准，祝成功，

文件、記錄歸檔的有關規定
1. 目的
規范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便於查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如:信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項目的有關記錄按項目成套保管，項目結束時，每個項目單獨裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書一直到ZHHK-JL/11的設計和開發更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外，其餘記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號；屬於個人的證書，復印留底後，歸還個人保管；屬於公司的證書由綜合部統一保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料，從立項開始，直至成果推廣應用各階段形成的文件材料，使用後交到綜合部保管，待成果推廣後，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關性的文件整理在一起，隨時將文件歸到相應的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發布後要在綜合部登記備案，年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理，附在公司文件後面，按發布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規則:xx--xxx

文件類別代號:記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨編號。

附上國家標准:

中華人民共和國檔案行業標准

歸檔文件整理規則

DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批准 2001-01-01實施

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1 范圍

本標准規定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標准適用於各級機關、團體和其他社會組織。

2 定義

本標准採用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。

4 質量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 整理方法

5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2 分類
歸檔文件可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中「＊」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號:文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）:作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
5.5.1.1 件號:填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者:制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號:文件的發文字型大小。
5.5.1.4 題名:文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期:文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數:每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用「－」號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2 備考表
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。