怎樣做好企業文件歸檔工作

⑴ 如何做好檔案管理工作

1、分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然後按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規劃；、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經常的需求分類。

2、巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬於同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把裡面涵蓋的份數及基本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找

3、常用資料的歸整

很多時候我們的資料是日常性的文件，經常用到，甚至是每天都用到，那麼我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節省雙方的時間

3、部門資料提報

有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什麼資料緊急處理，什麼資料可以暫且擱置

4、電腦資料的存檔

現在不似以前，辦公基本人手一台電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內容有時間，用途，標題，份數，歸檔地以及需求人等相關信息

5、領導批復資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導准備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

7、巧用電子檔案管理系統：

會博通檔案管理系統涵蓋檔案全生命周期管理的專業功能

提供檔案採集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

會博通綜合檔案管理系統：提供一整套的檔案信息化管理解決方案

規范化檔案管理

符合國家標准，可對檔案全宗、類型、屬性實現自定義配置，全面實現各類型檔案集中管理的理想。

全面化檔案管理

集成實體與數字化檔案統一管理，涵蓋十大類檔案以及幹部人事檔案管理。

協同化檔案管理

提供檔案從錄入、掃描、上傳、移交到歸檔的全面流程化，誰形成誰歸檔原則，大大減輕檔案管理人員負擔。

高效化檔案管理

支持檔案的批量錄入、導入以及批量上傳、掛接，自動生成封面背脊、備考表、目錄等檔案表格。

安全化檔案管理

借還登記、操作日誌全面記錄用戶的使用行為，加註閱讀屏幕水印，完美避免惡意擴散、盜用，減少丟失風險。

移動化檔案管理

不限時間、地域查看、借閱、利用檔案資料，方便快捷。

⑵ 企業檔案工作計劃

企業檔案工作計劃建立
一、加強檔案工作管理，完善檔案借閱制度 加強檔案管理，必須從檔案基礎工作做起，做到文件收發有專人登記，保存，距方便借閱，又方便歸檔，要完善文件、檔案、各種資料的借閱制度，做到借出有依據，收回有注銷，整卷檔案資料一律不得借閱。 為防止檔案在閱辦過程中遺失，制訂《資料借閱登記表》，當檔案送達各提閱人時，請檔案責任人與提閱人在登記表上登記，共同承擔檔案及時、完整歸檔的責任。對一些特別重要的文件，由檔案責任人親自負責查收交檔案室存檔。在交接過程中，全面清理資料，對散落在個人手頭的資料由各處室檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案的收集既齊全又完整，避免資料的遺失。
二、制訂科學合理的分類方案 制訂符合工人人事管理較為科學合理的分類方案，將檔案分為文書檔案、電子檔案、實物檔案等幾大類。將文書檔案按性氏排序進行分類，方便查找和借閱，切實做好平時的立卷工作。另根據分類方案運用計算機管理人事檔案，建立電子檔案信息庫，更方便的做好工人檔案的動態管理。
三、認真做好日常的檔案管理 各類檔案、資料按類別整齊地存放在不同的檔案箱內。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記薄、銷毀登記簿、檔案移交統計等多種台帳，做好檔案台帳，對各項內容認真填寫，為迎接相關檢查作好准備，.配合段科室做好各類評估、評審、考核工作。
四、做好日常文件的歸檔工作 及時收取、處理各類文檔資料，收集好各科室等部門所形成的文件、材料，按分類方案進行裝訂、分類、排列、編號、裝合，完成各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。
五、做好檔案的歸檔與整理工作 (1)做好檔案的分類。將檔案按資料內容特徵對文件資料進行分類，將屬於同一卷的資料用檔案盒裝訂後入櫃保存。並定期對文件資料進行核查，對遺缺文件進行追查，查明原因，保證檔案文件的完整性、正確性。 (2)做好檔案的外觀整理。加強對檔案資料完整情況的核實，對折皺、破損、參差不齊的文件進行整補、裁切、折疊，使其盡量保持外觀上的整齊劃一。 (3)做好檔案資料的填寫。檔案中各資料和檔案目錄應認真填寫，字跡工整，無粘貼塗改，材料與目錄相符，裝訂整齊,一看一目瞭然,以便以後檢查及歸檔帶來方便。
六、工作計劃與安排： 1-2月： 1、根據路局和段人勞工作要求制定20XX年工作計劃 2、收集本段20XX年年底和20XX年年初各科室所形成的文件、材料 3-5月： 1、建立健全工人電子檔案信息庫，運用計算機管理人事檔案 2、加強工人檔案的動態管理，及時做好文書檔案和電子檔案的更新和維護 3、整理相關文件資料，按規定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務 6月： 1、重新梳理退休、死亡檔案，並及時更新檔案信息庫 2、審核工人檔案的各項資料 3.、做好相關檔案管理的記錄與統計 4、做好上半年年度檔案工作總結，安排下半年工作任務 為更好的完善我段檔案工作，我們將強化檔案意識，認真執行部局的各項管理規定，抓好檔案基礎工作，完善段人事檔案的管理制度，爭取在新得一年，取得新得進步，爭取新得更大成績，把檔案檔案管理質量和水平推向一個新的高度。

⑶ 企業檔案工作存在的問題及對策

企業檔案工作存在的問題及對策
一、檔案管理在現代企業發展中發揮著越來越重要的作用
檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。檔案管理工作做好了，一方面可以為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供准確依據;另一方面有利於社會各方面了解和准確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行合作奠定堅實的基礎。企業要在競爭中立於不敗之地，除做好人才的培養引進、注重發揮人的主觀能動性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發揮優勢，提升企業的軟實力。而做好檔案管理工作，是提升企業管理水平，服務企業發展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映企業整體發展現狀和經營成果，才能更好地為企業發展服務。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了企業資源配置的取向和模式，決定著企業的發展和未來，對於實現企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業的市場競爭力具有重要意義。
二、目前企業檔案管理中存在的問題
一是重視程度不夠。
一些企業的管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，認為檔案管理工作可有可無，部分檔案管理人缺乏高度的責任感，良好的職業道德，辦事細心的態度，樂於奉獻的精神和系統扎實的檔案管理理論知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義，還沒有形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，企業的檔案意識進一步弱化。
二是管理手段落後。
目前，一般檔案管理都採用一台微機、一套軟體的管理辦法，檔案管理手段落後，檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案管理技術落後的主要原因有以下幾點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的認識，投入不足;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由於檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有發揮應有的作用;三是管理不規范，有的雖有微機和檔案管理軟體，但檔案並沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不規范
企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規范。有的企業發展較快，檔案管理人員調整頻繁，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，間隔時間太長，既不符合事畢立卷要求，又不利於查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業單位，檔案室作為一獨立科室，在行政上無法對其他科室、部門進行管理，涉及檔案管理、移交時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，各項工作開展起來也較為困難，現在有些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現象。
四是缺乏長期性、連續性的發展規則。
企業檔案工作在各級領導和有關部門的督促下開展的達標升級工作，在短時間促進了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達標過後，就出現後勁不足，沒有建立長效機制。再由於部分幹部對檔案管理的重視程度不夠，對檔案在企業中的重要作用認識不足，甚至有的認為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。
三、以規范化為抓手提升企業檔案管理水平
檔案工作規范化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。要不斷創新理念，完善制度，在抓好硬體建設的同時，做實做好基礎性工作，不斷提高檔案管理規范化水平。
(一)公文制發是推進檔案工作規范化的基礎性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的'怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日後檔案的質量，決定了檔案工作規范化，因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化管理打下牢固的基礎。首先公文用紙質量要好，紙張尺寸規格要統一、規范、標准，符合國家的有關規定。排版形式盡量統一，便於立卷裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批許可權，公文標題是否准確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批註等，都不應使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利於日後長久保管利用。四是格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利於日後標准化、現代化檢索手段的實施應用。
(二)實施「以我為主」的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化的關鍵環節。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化的最大問題。檔案工作規范化的根本目的就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而「以我為主」的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。「以我為主」的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們在工作實踐中形成並堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要准確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在「以我為主」原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度，提高檔案利用的效率。三是在堅持「以我為主」歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類並具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔後所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化管理奠定堅實基礎。
(三)提高案卷質量是推進檔案工作規范化的可靠保證。實踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價值，而立卷的方法與案卷裝訂質量則可能決定和影響著檔案工作的規范化、標准化。因此，在推進檔案工作規范化的工作進程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標准化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規范化管理。
(四)創新檔案管理模式是檔案工作規范化的發展趨勢。隨著數字化、網路化的發展，檔案本身也不斷發生變化，依賴電腦識別的電子檔案越來越多。傳統的管理模式已難以適應社會發展的需求，存在著檔案管理模式落後、管理科學化水平低下、檔案管理現代化意識不強，硬體設備和技術落後、基礎工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現求「多」不求「精」等現象。為此新時期檔案管理工作的創新日顯緊迫，信息化、人性化、服務化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰，要在管理手段，管理方式上區別於傳統檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現檔案管理現代化。

⑷ 如何做好企業的文書檔案管理工作

檔案管理工作主要是制定符合企業實際情況的檔案管理制度，做好具體的檔案分類（檔案分類不一定越細越好，應該化繁為簡），並採用信息化系統，按照檔案管理相關規范，將檔案管理工作落到實處。同樣，文書檔案也是其中的一種。
很多企業關於文書檔案的管理基本上都已經是全面電子化了，基本上都是利用OA從草擬、審批等到最後的歸檔，全電子流程解決。
樓主可以采購產品化的檔案管理系統，然後委託OA系統或是檔案管理系統的開發商，去開發一個OA和檔案管理系統的介面，等於是在兩個系統中建立一個橋梁，讓檔案管理系統可以獲取到OA系統中需要歸檔的文件，在檔案管理系統中進行管理。
如果還沒有OA系統，可以考慮採用匯博通知識管理系統，可以應用到企業管理的各個方面，包括文件管理，檔案管理，內容管理，證照管理，綜合知識資源整合以及大數據應用等以知識文檔為基礎的眾多領域，助力推進企業知識文檔的一體化管理，不論顯性或隱性知識都有相應的功能模塊，實用性較強，並配有移動端，可實現移動辦公/協作，移動考勤，即時溝通，信息查閱以及知識共享等功能。
同時，它也是一個比較全面的檔案管理系統，在滿足紙質檔案管理的同時，對數字化檔案的管理進行了特別的優化，可滿足各種綜合檔案館和專業檔案館對於數字化檔案管理的需求。下面是系統的特點：
1、適應各種檔案管理需要的自定義分類架構；
2、紙質檔案與數字檔案統一管理；
3、屬性自定義適應不同類型檔案的管理需要；
4、一鍵式的歸檔工具；
5、檔案密級與利用許可權（增、改、刪等）組成的許可權管理；
6、系統日誌詳細記錄檔案的利用與實施情況；
7、檔案搜索支持；
8、借閱與歸還模塊；
……

⑸ 中小型企業如何做好檔案管理工作

中小型企業如何做好檔案管理工作
在實際的企業檔案管理工作開展過程中，企業應當充分考慮當前不同崗位的工作內容以及具體的工作形式，並抓住時機，與企業其他工作進行合理的結合，使得宣傳工作的效益能夠綜合有效地凸顯出來，進而使宣傳工作能夠更加有效。在實際的檔案管理工作當中，企業應當將檔案管理工作與企業的一些重大活動合理地聯系在一起，宣傳工作的效用也會更加直接。相關的檔案部門也應當積極地參與進來，實時採取各種各樣的檔案管理方式，比如會議形式，抓住時機，切實做好基礎的檔案管理工作，並與企業日常管理工作進行有效結合，如各種周期性的會議和專題等，都可以開展檔案管理工作。
對於現代化的企業而言，領導層是員工檔案參與意識的關鍵，只有在領導層的影響下，員工才能夠形成良好的檔案意識。作為新時期企業的領導層，需要正確處理檔案管理與員工之間的關系，逐步增強員工的檔案意識，並將檔案管理工作放在公司的主要位置上。企業領導層一旦建立了明確的檔案意識，員工也會在其影響下生成良好的檔案管理觀念。企業應當將檔案管理工作實時列入領導層的規范內容當中，不同職能部門的管理人員需要負責部門內部的檔案管理以及宣傳工作。企業領導層的檔案意識，將會在很大程度上影響企業的管理水平，由於領導決策與檔案工作之間有著密切的聯系，因此要盡可能保證領導決策的正確性和科學性，使得整個檔案管理宣傳工作更加切實合理。此外，在檔案管理形成一定基礎的時候，需要切實考慮當前檔案管理技術的發展狀態，如果跟不上時代的步伐，會很容易與其他企業之間形成明顯的差距。
在現代化的發展當中，企業的檔案管理工作要想得到切實開展，不僅需要領導層有良好的管理能力，還需要不同部門員工的積極參與。但是現階段很多企業的員工，都認為檔案管理宣傳屬於檔案管理人員的專屬職責，而自身並沒有實際的工作要求，因而對其沒有絲毫的關注度。
在新時期的要求下，企業檔案管理工作需要著重加強自身機構和人員的合理配置。為了使得檔案管理宣傳工作更加完善可靠，需要設計專門的檔案室，對相關的檔案工作進行實時組織和管理。同時也可以通過檔案工作領導小組的建立，將檔案工作進行合理的分類管理，不同的職能部門負責人應當作為主要的小組成員，與領導建立一體化的檔案管理工作體系。為了確保檔案管理宣傳工作保持良好的發展姿態，需要設定專門的檔案管理人員，由他們負責對整個公司的檔案進行管理。而在不同的職能部門之間，需要有相關的檔案人員對本部門的一些檔案進行實時整理和收集，進而形成完善的檔案管理宣傳工作體系。
其次，企業應當加強自身的檔案管理制度建設，使檔案工作能夠得到合理地建設和執行，取得更加良好的檔案管理效果。企業應當根據自身的實際發展狀況，按照國家以及檔案管理的相關法律內容，對現存的檔案管理規定進行實時優化，進而制定最為完善的檔案管理宣傳制度。

⑹ 怎樣整理、歸檔安全及環保檔案相關記錄應注意什麼

摘要 一、檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便於企業各方面的利用。有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、准確無誤。

⑺ 企業檔案該如何整理

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發文及帳外文件材料區分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關於機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便於實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。
3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重「賬外」文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件（如註明試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規；
2.發文：本單位形成的比較重要的業務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業務操作規程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往「自己」靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一「件」，具體見《歸檔文件整理規則》。「件」有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當的「組件」。文件材料已有電子文檔的，可採用縫紉機軋邊（固定）；後期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便於還原和高速掃描。裝訂後的文件材料，每件敲上「檔號章」。
第三步 排列文件：區分「黨群」、「行政」、「業務」三大類之後在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先後排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：後勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業務管理類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

⑻ 企業文件檔案如何管理

一、檔案保管的內容和要求

（一）檔案保管的內容

檔案保管是維護檔案完整與安全的活動，指採取一定的管理方式和技術手段對檔案進行科學管理與保護，以維護檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。其主要內容包括三個方面：

1.檔案庫房管理

2.檔案流動過程中的保護

3.保護檔案的專門措施

（二）檔案保管的基本要求

1.以防為主，防治結合

2.加強重點，照顧一般

二、檔案保管的基本條件

檔案保管工作基本的物質條件主要有：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設備和檔案的包裝材料。

（一）檔案館（室）建築

1.檔案館建設規模和構成

檔案館應按照《檔案館建設標准》和《檔案館建築設計規范》設計建造。檔案館建築由檔案庫房、對外服務用房、檔案業務和技術用房、辦公室用房和附屬用房及建築設備組成。

2.檔案館的選址

檔案館的選址應符合下列要求：應選擇工程地質條件和水文地質條件較好地區；應遠離易燃、易爆場所，不應設在有污染腐蝕性氣體源的下風向；應選擇交通便利，城市公用設施比較完備的地區；應選擇地勢較高、排水通暢、空氣通暢和環境安靜的地段。

3.檔案館的建築設計

4.檔案室用房

檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。

（二）其他保管條件

1.檔案裝具

我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案櫃、密集架。其中，活動式檔案密集架在有效利用庫房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。

2.檔案保管設備。

3.檔案包裝材料。

我國包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。

三、檔案庫房管理

（一）檔案裝具的排列編號

1.合理布局。2.避光通風。3.整齊有序。

（二）檔案存放

1.檔案的排列存放

檔案館對館藏檔案的存放應堅持簡便、實用、便於管理的原則，以全宗為單位排列。

檔案室的檔案，一般根據檔案的種類實行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。

2.檔案存放位置索引

檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫房內裝具所存放檔案的索引。

（三）檔案管理的應急處置

檔案管理的應急處置，是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要採取應急措施加以處置的工作。

1.檔案管理的應急處置預案

2.檔案管理的應急處置措施

四、檔案保護

（一）庫房溫濕度的控制

《檔案館建築設計規范》對於檔案庫房的溫濕度標准作出規定，溫度為14℃～24℃；相對濕度為45%～60%。庫房溫濕度的控制方法很多，主要是通過密閉、通風，結合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫房溫濕度控制在標准范圍內。

1.密閉

密閉是庫房溫濕度的控制的基礎。。

2.通風

（二）庫房的「八防」措施

庫房的「八防」措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實體安全的主要防護措施。

1.防火

檔案庫房裝具應採用金屬櫃架，庫房照明燈具及其他電器時，要保證材質、性能上的安全性，安裝時必須按照規范操作，保證線路的安全。

2.防光

檔案庫房一般應使用白熾燈為照明光源。

3.防霉

滅菌的方法可以分為兩類：一類是物理滅菌法，包括有冷凍真空乾燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類是化學滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環氧乙烷滅菌等方法。

4.防蟲

殺滅害蟲的方法有物理方法和化學方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調殺蟲等；化學方法主要是採用熏蒸殺蟲劑來殺滅害蟲，常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環氧乙烷等。

（三）檔案修復

檔案修復是指使受損或退變檔案恢復或接近原有特徵，或對其進行加固的過程，是一項搶救性的保護措施。紙質檔案修復技術主要包括去污技術、去酸技術、加固技術、修裱技術、字跡恢復與顯示技術等。

⑼ 論述如何做好檔案的收集工作

一、檔案收集要堅持「寧多勿漏」原則。檔案是來源於各項活動的原始記錄，它真實再現了各項活動的過程和結果。

檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現就是它的有用性，對經濟社會發展，對各項工作活動，起著重要的依據和參考作用。

在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個「用」字，按照文書歸檔范圍，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。

二、提高服務質量，促進檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的文件材料據為己有，占為己用，是圖以後自己使用起來方便。

針對這種情況，我們便改善服務質量，提高服務水平，以優質快捷的服務贏得他們，使他們自覺自願地把自己擁有的文件材料拿出來交給檔案室。

三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴格崗位管理。

做好檔案工作的意義：

一、收集工作是歸檔文件整理的著要環節，是決定檔案工作存在和發展的重要條件。檔案工作的工作對象是檔案，而檔案又是文件材料轉化而來的，轉化的過程，就是文件材料收集歸檔的過程，沒有文件材料的收集，就沒有檔案，沒有檔案，也就不可能有檔案工作。

檔案數量多少決定檔案工作規范的大小，檔案質量高低決定檔案工作的水平高低。從這個意義上說，文件材料的收集工作，是決定檔案工作存在和發展的重要條件。

二、收集工作是實現檔案集中統一管理原則的重要內容和措施。檔案是機關工作的歷史記錄，是廣大幹部職工勞動和智慧的結晶，也是黨和國家的寶貴財富。