怎樣做好文件的收集工作

『壹』 領導安排你負責會議期間會議文件的分發和會議結束前文件資料的收集，你將如何去做

首先，要確定與會人員的人數，並且提前列印好份數，最好是多列印積分留作備份。如果人數較多，可以分派人員，分別負責不同的區域。不同種類的文件要分開來，不要混合在一起。
其次，在會議期間，按照會議前的安排啊，有序的安排文件的分發，確保每位出席的人員都拿到，如果有意外弄壞或者弄臟的，可以即使更換，同時，分發是要迅速，不能耽誤會議的進度。
最後，在會議結束前，提前將文件收上來，如果文件是保密的文件，還需要注意回收的分數，絕對不能落下。

『貳』 淺談如何做好文件的整理歸檔工作

在防火工作中，文件的整理歸檔工作是至關重要的一個環節。文件的整理歸檔工作一般按年度進行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時才著手收集，可以實行季度整理歸檔。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利於歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。 一、嚴格登記 收發文件的登記是文件來往的必經關口。通過登記，對市政府及總隊來文、內部文件等均逐件登記建賬，以做到「家底清楚」，有據可查。把好這一關，是保證文件齊全完整的一項重要措施。登記時，主要是通過正常渠道傳送的文件進行逐件登記。 二、及時收集 及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關鍵。首先要明確登記程序，明確來文單位、發文者、收文者、收文時間、處理結果等明細；其次對辦理完畢、屬於歸檔范圍的文件材料，可以採取辦完一件收集一件的方法；也可採取定期清理的辦法，按月或按季度進行有目的的督辦、促辦和促交。 三、認真檢查 對收集起來的各種文件材料，必須逐件進行認真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查同一事由的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齊全完整。 四、隨辦隨歸 這里的「辦」是指辦理完畢，「歸」是指整理後歸入檔案盒。收集來的文件材料經過檢查後，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進行完整的整理歸檔工作，或進行裝訂、蓋章、編頁碼等整理歸檔的前期基礎性工作，使收集起來的零散文件系統化、有序化，暫時歸入臨時檔案盒或文件夾中。二是可以根據日常工作需要，准備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：總隊文件，支隊文件、地方單位文件、會議資料、信息簡報等，分門別類存放保管。這樣既便於平時的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎。 五、妥善保管 管理的對象既包括辦理完畢後經過整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應配備專用的文件櫃和文件夾（盒）。文件夾（盒）可以根據機構、職能或問題、事由等因素進行分類標識，以便於文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應做到分門別類、有目可查、運轉有序、保管安全。 六、立卷歸檔 分類是關鍵。組卷時，要注意同一大類的文件材料可以合並組卷，並放置在一起，不同大類的文件不能合並組卷，並分開存放。在實際工作中，經常會遇到這樣的問題，就是有些文件找不到相對應的「位子」，無法對其進行組卷，這就需要對其進行認真分析，把相對較散的文件組成一卷，歸為散卷。立卷完畢後，進行裝訂、裝盒、入櫃保管。

『叄』 如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作

文 件 材 料 的收 集 是 指 依據 一 定 的收 集 范 圍 ， 通 表 等 以及 上下 級機 關 、其 他 機關 針 對本 機 關主 管 業 過一 定 的方 法將 機 關單位 各 部 門和 個 人手 中有 價值 務或 密 切聯 系 的文 件 材料 是 文件 收集 的重 點 。而事 臨時性文件 ； 上級機關普 發僅供參考 、 徵求意 的文 件集 中起 來 ， 以供 歸檔 整理 工作 利用 的過 程 。 文 務性 、 件材 料 的收 集工 作 是檔 案工 作 的起 點 和基 礎 ，一個 見 、 需辦 理 的文 件材 料 ； 經會 議 討論 和 未經 領 導 無 未 單位 的歸檔 文件 是 否齊 全完 整 ，根 本 的 因素 取 決 於 審 閱 、 發 的文件 ； 般 性 文 件 的 歷次 修 改稿 ； 簽 一 無特 一 非 文件 材料 的收集 是否齊 全 。 有及 時地 、 針對 性 地 殊保 存 價值 的信封 ； 般 性 意見 的人 民來信 ； 隸屬 只 有 收集 各類 文 件材 料 ，才 能避 免 文件 的散 失 ，才 能真 機 關 抄送 的各種 文 件材 料 ； 供工 作 參考 ， 反 映本 僅 不 實、 全面 地 反映本 單位的 歷 史全 貌 和活 動 規律 ， 也才 機 關工作 活動 的文件 材料 一般 不屬 於 收集 范 圍。 能保 證本 單位 檔案 的齊 全 完整 。因此 ， 我們 一定 要認 真 做好 文件材 料 的收集 工 作 ， 點也 不 能馬虎 。 半 二、 對帳 外 文件 的收 集 文 書工 作 人 員 除 了對 機 關 公 文 的接 收 之 外 ， 還 文 件材 料 的收 集工 作 ，應 該 由文 書 工作 人 員 負 要加 強對 未及 時 歸檔 文件 的平 時收 集工 作 。這 是保 責， 在收 集 過程 中 充分 發揮 主觀 能 動性 ， 取 各種 有 證檔案齊全完整及不斷完善的有效方法 。 采 效措 施 ， 多渠 道 地把 應 該歸 檔 的文 件全 部 收集 起 來 。 以及對 那 些未及 時歸檔 的文 件 的補 充收集 。 一 「 帳外 文 件 」一般 是指 未 經 過 正 常 的收 發 文渠 文書 處 理部 門主 要 是對 本單 位 需要 歸 檔文 件 的接 收 道 ， 也沒有 進 行嚴 格 的收 發文 登記 的文件 。 這類 文件 往 往 沒 有 固定 的文 頭 ， 沒有 機關 文 件字 號 ， 也 比如會 議文件 、 統計 表 、 同、 議 書 、 話 稿 、 合 協 講 電話 記 錄及 本 單位 處理 完畢 的 公文 的收 集 、 報 總 計 歸檔 文件 材 料 的收集 主 要 是參照 國家 檔案 局 曾 機 關 內各 基層 單位 的工 作 匯報 、 告 、 結、 劃 等 。 頒 發 的 《 關 文 件 材料 歸檔 與 不 歸 檔 的范 圍》來 完 這 類 文件 主 要 由機 關領 導 或具 體承 辦 有關 事 項 的人 機 成 的。 一 員負 責擬 寫 ， 般不 經 過文 書 人 員之手 ， 作 結束 後 一 工 個 單位 在 日常 的公 務 活動 中會 產 生 大量 的文 往 往 散存在 領 導或 具體 承 辦人 員 的手 中。 件 ， 果把 它 們 全 都 作 為檔 案 保 存 ， 是 沒有 必 要 ， 如 一 集， 一般 來說 ， 須具 備三 個條 件 ： 必 一 由於機關 「 帳外文件 」 相對 比較分散， 不易控制 有 效 的措 施 ， 強對 「 外文 件 」 加 帳 的管 理 。文 書 處理 人 員 要具 有 高度 的工作 責 任心 ，積 極 主動 地 與有 關 二 是不 可 能 。哪些 文 件應 該 收集 ，哪些 文 件不 必 收 且 容 易散 失 。 因此 ， 關文 書 處理 部 門必須采 取 切實 機 是在 本單位 工 作活 動 中形成 或 處理 的文 件 。 二 是 辦理 完 畢 的文件 ， 即文 件在 文 書 處理 程 序 領 導 和各 業務 部 門加 強 聯 系 ，上 門收集 已經 形成 並 帳外 文件 」； 要經 常 向有 關領 導 和人 員 上 已經 辦理 完畢 。 從發 文機 關來 說 ， 在文 件發 出後 就 處 理 完畢 的 「 算 辦理 完 畢 了； 收文 機關 來 說 ， 有關 領 導或 部 門 宣 傳加 強 「 從 經 帳外 文 件 」 管理 的重 要 性 ， 使他 們樹 立 良 閱知 、 傳達和 辦理 後就 算 辦理完 畢 了 。 三 是對 日後 工 作 有 參 考價 值 利用 價 值 的文 件 。 辦 理完 畢 的文 件 ，一 部分 隨著 現 行辦 事 功 能 的結 束 而 失去 了存 在 的價 值 而被 淘汰 ；另一 部 分 仍有 參 考 好 的文 件 、檔 案 管理 意 識 ， 自覺 地 將工 作 中 形成 的 「 外文 件 」 料及 時 交給文 書 處理 人員 登記 歸檔 。 帳 材 三、 加強對歸檔文件材料的檢查和驗收 對 收集 來 的各種 文 件材 料 ，文 書 處理 部 門不 是 還要 進行 平 時檢 查 。 參照 歸檔 文 價 值被 選 留轉化 成 檔案 。我 們 一般 參照 《 關 文 件 收起 來 就算 結束 了， 機 材 料歸 檔 和不 歸 檔 范 圍》來 判 斷 一 份 文件 是 否 具 有 件 的質 量要 求 來檢 查所 收集 文件 的 數量 和質 量 。主 收集 的價值 。一 般 情況 下 ， 機關 的工作 計劃 、 作 要 是看 文件 是 否辦 理完 畢 、 不是 符 合收 集 要求 、 本 工 是 是 總結 、 決定 、 知 、 議 記錄 、 工 名冊 、 通 會 職 規章 制度 、 報 否齊 全 完整 ； 要 的文 件 ， 否有 領 導或 分管 領 導簽 重 是 《 電兵船 檔案 》 0 7年第 2期 機 20 41 維普資訊 http://www.cqvip.com 業務研 究 檔案 的 勘察設 計研 究院 隨著 科學 技術 的迅猛 發 展， 強企 業 資信 、 譽 下幾 個方 面進 行探 討 ： 加 信 檔案 的管 理， 樹立 良好 的企業 形象 ， 以企業 信用 帶 動 一 、 信 用檔 案 的收集 企業的不斷發展與創新尤為重要。因此做好信用檔 檔 案 是企 業 的特殊 財 富 ，是 企業 實力 的象 征和 案 的管 理 與利用 ，具有 現 實 的指導 意義 和深 遠 的影 發 展 的基石 。 業擁 有豐 富 的高質 量 的檔案 資源 ， 企 就 響。建 立企 業信 用檔 案 管理 系統 是 市場 經濟 發 展 的 具 有雄 厚 的經 濟技 術優 勢和 市 場競 爭 能力 。信 用 檔 需要 ， 可 以樹立 和提 高 企業 形象 ， 確 反映 企業 信 案 也 不例 外 ， 保證 收集 的連 續 性和 系統 性 ， 收集 它 准 應 在 要充分注意信用檔案的特點， 以區別於其他 用狀況 ， 構建健康有序的企業信用體系 ， 在促使企業 工作中， 並從相互 印證、 補充 的角度來考慮 信 用體 系 與市場 經 濟信 用 制度 的均 衡發 展 ，提 高 企 門類 的檔案材料， 業 生產 經營 的資信 水平 等方 面 發揮 更好 的作用 。 信 用 檔 案 是指 機關 、 團體 、 事 業 單位 、 會 組 企 社 信 用檔 案 的收集 范 圍 。 為 了保證 信用 檔 案 的完整 、 確和 系 統 的管 理 ， 准 織 以及 個人 在科 研 生產 、 營 管理 、 經 黨務 行政 工 作和 我們根據兵檔字 （0 36 20 ）5號文件精神 ， 20 年將 於 04 其它社會活動中直接形成的具有保存價值的各種牌 信 用檔 案 列 入 科研 課 題 ， 立 項 、 研 開 始 ， 過 調 從 調 經 匾 、獎杯 、獎 狀 和 榮譽 證 書等 反映其 獲 獎情 況 的 實 卷、 收集 ， 對獎杯、 獎狀 、 牌匾、 榮譽證書等進行整理 ， 物。 信用 檔案 具有 直觀 性 、 原始 性 、 觀性等 特 點 ， 客 它 建立 了信用 檔 案 管理 系 統 。具體 方 法 是根 據 《 國 中 向人 們展 現 了直 觀 的客觀 存在 ，與其 他 載體 的 檔案 兵器 工 業 集 團公 司信 用 檔 案 管理 暫 行 辦法 》 十 大 按 相 互 印證 ， 互補 充 ， 相 使檔 案 的 內容 更加豐 富 。 類 （． 0 單位 基 本 狀 況 ，． 位 信 用等 級 評估 ，． 同 1單 2合 我 院是 中國兵 器 工業 集 團公司 下 屬勘 察 設計 研 履 約 ，． 量 與 管理 體系 標准 認證 ，． 范經 營 與榮 3質 4規 究單位 之 一 ， 著 五十 多年 的兵工 勘察 建設 歷 史 ， 有 是 譽 ，． 費者 投 訴 ，． 位 審 計 ，． 件控 、 訴 、 5消 6單 7案 應 查 8法 9其 和 6個 科 技型 綜合 勘 察 甲級企 業 ，擁 有 國 內外 先進 設備 和 處 ，． 人 代 表個 人信 用材 料 ，． 它 ） 3 屬類 雄 厚 的技術 力量 ，其 科 技成 果在 國 內 佔有極 其 重 要 對信 用 檔 案開 展全 面 收集 ；對 過 去分 散在 各 基層 部 的地 位 ， 在各 專 業技 術方 面 都取 得 了顯 著 的成績 ， 門和 個 人 手 中的信 用 檔案 ，通 過 召開檔 案 工 作會 議 曾 獲得 了 國家 級優 秀 工程 勘察 金獎 2項 ， 獎 5項 ， 銀 銅 等 方式 ， 傳 和 貫徹 《 用 檔 案 管理 暫 行 辦 法 》， 宣 信 增 獎 8項 ， 國家 級 優 秀 科技 進 步 獎 6項及 獎 杯 、 狀 、 強廣 大職 工尤其 是 各級 領 導 的檔案 意 識 ， 明確 信 用 獎 獎 牌 等 實物 ， 一個側 面 反 映 出我 院發展 狀 況 ， 綜 檔 案 同其 它各類 檔 案一樣 ， 從 是 必須 按時 、 按規 定歸 檔 。 合 管 理和 專業 技術 水平 的最直 接 的體 現 。如何 管理 和 利用 好這 些 檔案 ， 之 發揮 其應 有 的作用 ， 使 現就 以 二 、 用檔 案 的整理 信 信用檔案 的整理、 分類 、 目工作做好 了， 能 編 才 發 ； 件材 料 的種類 、 數 、 數是 否齊 全完 整 ， 齊 重 要環 節 ， 文 份 頁 不 也是 檔案 整理 工作 的首 要環 節 。 只有 收集 全 不完 整 的一 定要 齊 ， 不規 范 的一 定要及 時糾 正 ； 文 及 時 、 選 得 當 ， 有 價 值 的 文件 都 集 中收 集起 來 ， 鑒 把 件 材料 的用 紙 、 字跡 是 否符 合規 范 ， 已破 損 的文 件應 才 能保 證 歸檔 文件 的齊全 完整 、 便 日後 查考 利 用 ， 方 予 以修 整 ，字跡 模 糊或 易褪 變 的文 件應 予 以復 制等 同時為 檔 案整 理 、 目、 定 、 管 、 用 等各 項 工作 編 鑒 保 利 等。 創造 良好 的條件 。 歸檔 文 件 的收集 ，是 文件 歸 檔整 理 工作 的一個 4 2 （ 責任編輯 朱亞宏） 《 電兵船檔案 》 0 7年第 2期 機 20

『肆』 文件收集歸檔工作有何意義

收集工作是歸檔文件整理的著要環節，是決定檔案工作存在和發展的重要條件。檔案工作的工作對象是檔案，而檔案又是文件材料轉化而來的，轉化的過程，就是文件材料收集歸檔的過程，沒有文件材料的收集，就沒有檔案，沒有檔案，也就不可能有檔案工作。

檔案數量多少決定檔案工作規范的大小，檔案質量高低決定檔案工作的水平高低。從這個意義上說，文件材料的收集工作，是決定檔案工作存在和發展的重要條件。

歸檔范圍

對與治理工程實施有關的重要活動、記載治理工程實施過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。治理工程資料的具體歸檔范圍，應符合本辦法附錄A的要求。

治理工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的治理工程檔案，並應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的治理工程文件整理、立卷後及時向總包單位移交。工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的治理工程文件，及時向建設單位移交。

以上內容參考：網路-文件歸檔整理規定

『伍』 如何做好文件收發工作

建議您去網上下載一份公文管理規定，會有比較詳細的參考，我在這里只整理歸納一個大綱和重點事項（除了以下詳細的部分，至少還要有公文分類及寫作的基礎，同時要制訂一個屬於企業的公文編號規則）。
一、收文處理
1、收文處理，一般包括登記、擬辦、分辦、批辦、催辦等程序。
2、公司所有的收文，除指定某部門、分公司處理外，均由行政部（不同公司有不定的設置，例如人事部、辦公室、秘書處）指定的人員簽收、開拆、登記、呈閱、分發，並按不同類別進行分類處理。

6、公文校對應以簽發稿為准。簽發後的公文不得再作任何修改。若確需要修改，必須重新送簽。
7、公文裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年月日，如正文末頁無空檔，可另起空白頁註上日期蓋章，並在該頁的左上方標注「此頁無正文」字樣。
8、各部門、分公司向公司總經理室呈送的文件，經行政部經理審核，如不符合行文的規定要求，可退回呈報單位重新報送。
9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得擅自將文件帶離公司，不得私自復印、外傳與泄露文件內容。
三、公文的管理
1、公文要視其內容分為普通、秘密、絕密三種密級。秘密文件反映本公司內部的重要情況，只適合有關人員閱讀；絕密文件反映本公司最核心的商業機密，只在嚴格規定的范圍內傳閱，嚴禁對外泄露。對於秘密和絕密文件，必須在文件第一頁右上方註明「秘密」或「絕密」的字樣，並與普通文件分開傳遞及管理。如發現泄密造成不良影響和嚴重後果的，須追究當事人之責任。
2、公文辦理完畢後，各部門、分公司應將公文原稿和相關資料整理立卷、歸檔。上級來文、公司行文、總經理室的重要批示、外部重要來文由行政部立卷、歸檔；各部門的往來公文及總經理室領導的批復由各部門自行立卷、歸檔。
3、有關人員如需查閱公文檔案須經行政部經理同意，其中秘密、絕密級公文須經總經理室同意後方可查閱。
4、公文檔案由行政部統一管理，個人不得私自保存。檔案管理人員調離工作崗位應及時做好移交工作。
5、案卷應確定保存期限。對於超過保存期的歸檔文件，經過鑒別和主管同意，可定期銷毀，秘密、絕密文件應經總經理室批准後方可銷毀。銷毀的文件應進行登記，由二人監銷，確保不丟失，不漏銷。

『陸』 整理文件的工作怎麼做

工具材料：
文件

檔案盒

操作方法
01
將全部文件收集起來。
文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保後期歸檔工作順利進行。



02
按照相關章程進行篩選。
一般來說，沒有當前和後期參考、使用或執行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除並進行銷毀，剩餘文件則可根據本機關單位關於文件歸檔管理的具體要求進行篩選。



03
劃分類別和級別。
篩選工作完成後，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關系進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件並列歸檔。



04
確定保管期限。
凡是在本機關實體及其職能上能構成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其餘歸檔文件可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限，不可過早銷毀。



05
修繕文件內容。
對於文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內容並對文件進行修補增刪，另外還需要規範文件紙張大小及裝訂物以便保存。



06
對文件進行編號。
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序將關聯緊密的紙質文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然後用歸檔章編號。



07
裝盒並編制檢索目錄。
按照文件上歸檔章的信息將所有文件列印一份目錄，文件依次裝盒，規范填寫檔案盒上各個項目並編號，編號要統一連貫，最後匯總所有文件目錄，方便後期快速查閱檔案。

『柒』 如何做好工程項目管理中工程檔案的收集和整理工作

1. 在項目立項、設計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應收集齊全。例如：徵用地申請，紅線圖、坐標圖、征地拆遷、安置、補償批准文件等。

2. 應注意招投標過程中產生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標人員在評議標過程中，針對具體項目不同標段形成的評分表等材料，同時應加強未中標標書的收集。

3. 在項目施工階段，注意檢查施工基礎資料收集是否齊全，尤其要注意設計變更與測試、沉降、位移、變形監測記錄、質量檢查等材料，同時應仔細檢查施工基礎資料的修改方式是否符合有關規定。

4. 監理檔案的收集是否齊全完整，包括監理月報、開停工令、設備材料報審、計量支付等材料，尤其是在監理規程規定反映監理履行「三控制」職能的文件材料是否收集齊全。

5. 工程竣工驗收後及試運行期間，注意試運行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工後的真實狀況，與變更是否符合。預、決算形成的文件材料等應直接整理歸入工程項目檔案。

6. 聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括：建設前原始地形、地貌；開工典禮、領導人或著名人物參加相關活動照片；項目相關評審、紀要會議等具有保存價值的照片檔、錄音案。

『捌』 如何做好文件資料的收集與整理

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用「CS」的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平台看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平台，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平台搜放郵票用的硬卡內芯，裝入活頁文件袋後放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統一。所有的文檔都要以關鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。並且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬碟，也建立對應的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往裡更新備份一份，極好。注意：名稱統一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復。

『玖』 論述題如何做好檔案收集工作

做好檔案收集工作
檔案收集工作是檔案業務管理工作的第一個工作環節，是檔案室工作的起點，是檔案室取得和積累檔案的一種手段。檔案收集是決定檔案管理工作存在和發展的重要條件。
檔案的收集是否齊全完整，取決於文件材料歸檔前的收集工作，文件材料的收集是否齊全完整，直接影響到檔案的收集的齊全完整。
檔案管理工作的對象是檔案，沒有檔案，檔案管理工作將是無米之炊，也就談不上檔案的整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用等。收集不齊全、館藏不豐富同樣也會影響檔案工作的順利進行。
在文件材料的收集過程中應注意如下幾個方面：
1）要以《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》為原則，以本機關制定的《歸檔范圍分類方案和保管期限表》為依據，結合本單位的各項職能活動的特點、規律進行收集。
2）要確定收集的重點：一方面應明確每年形成的重要材料如：會議記錄、 紀要、總結、重要的業務材料、重大活動、項目材料等等。另一方面確定重要科室和重點人員，重要科室指的是本機關主辦業務部門 ，重點人員指的是文件的起草者、制發人，業務經手人，還有經常不願意移交文件的人員。
3）要避免只保存上級文件而不保存本機關文件，或只收集本機文件而忽視下級和上級業務部門的文件。要注意保存收集原稿、原件。如我市個別單位只歸檔黨組、局長會議紀要而忽視了原始會議記錄的歸檔。
4）要把握收集的方法和時機，本著檔案的形成特點和檔案發揮的作用的規律，既要防止辦理完畢的文件或檔案形成機關尚在經常使用的檔案，過早集中起來；又要防止忽視整體的需要，把應集中的文件檔案存放在個人手中。
5）要在每個年度歸檔立卷期內將應當歸檔的文件、檔案資料收集齊全完整，杜絕任何人以任何借口不移交應歸檔的文件或檔案。
6）要保證檔案的齊全完整。檔案的齊全完整主要表現：
—— 檔案文件個體的完整即不缺張少頁。
——同案檔案文件的齊全完整：如一項工作、一起事件、一次會議、一個工程項目、一種產品、一次重大活動等
——全宗內的文件要齊全完整，每一個立檔單位形成的，具有一定的保存價值的文件，聲像、圖表等不同類別、不同載體的材料，均應收集齊全，能夠全面反映各立檔單位的歷史真實面貌。
7）要完善檔案文件的交接手續，制定移交書，制定移交目錄。明確移交內容、數量、移交時間，由雙方業務部門領導和經辦人簽字。

『拾』 如何做好學校文書檔案的管理工作

如何做好學校文書檔案管理工作
一、高校文書檔案管理中存在的問題
1、文書檔案立卷質量不高
高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為後人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能准確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
2、檔案材料歸檔措施不到位
近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存於軟盤、硬碟和光碟之中，不列印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬碟等電子版材料，也不利於重要文件檔案的保存。
3、管理工作人員積極性不高
有些高校檔案管理工作人員由於缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成後便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。
三、解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
1、加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接
文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標准化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化「文書部門立卷」工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，「文書部門立卷」是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最後環節，也是檔案工作的開始環節，並成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之後，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2、做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向
辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由於計算機和網路技術在工作中的普遍運用和迅速發展，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須藉助現代化的管理平台，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。
3、提高高校文書檔案管理人員的專業技能
高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業務和計算機應用能力水平，要積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主動性，堅持素質教育、終生學習的理念，不斷提高新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關專業知識，掌握和提高應用計算機、外語、網路技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業人才。
4、提高文書檔案管理工作人員的積極性
學校首先要重視檔案管理工作，建立健全規章制度，加強檔案整理工作的檢查監督，做好宣傳工作，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作；其次要增強文書檔案管理工作人員的責任感，把好人員變動關、調入關。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風和工作態度，把好業務技能關，要及時對從事檔案管理的專兼職人員進行檔案業務培訓。