怎样做好单位上的文件管理

1. 如何建立公司的文档管理

中小企业文档管理解决方案

目前企业文档管理中面临的困境
企业在生产过程中,每天都会形成很多纸质和电子文档。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。如何管理这笔资产却是一个问题：
1. 一间企业，每天都会产生财务，发票，人事合同，商业合同和传真等多种多样的纸质文件。这些文件中绝大部份是需要分类和归档。如何重复利用和快速调阅这些纸质是一个很重要的问题！
2. 在信息化的今天，企业生产每天都会形成很多重要的电子文档。员工每天都在用软件做各种方案，这些格式各异的方案保存在局域网内的不同电脑。当你需要参考时却发现很难找到需要的资料；而员工流失带来的方案流失也很难避免，这种情况很大程度上成为企业资产的流失。如何管理这些文档对企业来说是很必要。

目前企业文档管理的办法
1. 纸质文件
对于重要的财务，发票，人事合同，商业合同，通常采用分部门编号归档管理。
缺点：
*调阅审批流程慢
*每次调阅都需要看原件。在大量的文件中寻找，工作量大；对于重要的原件，
容易毁坏和很难管理安全性。
*共享难度大，因为原件只有一份，如同时查看，只能等待或复印。

2. 电子文件
通过在局域网的服务器上设置共享目录来存放文档，由电脑管理员统一管理。
缺点：
*只支持普通查询。用户不能通过关键字和文件内容查找，文件的重用率不高。
*很难实现文件资源共享。
文软办公文档管理软件的特点与应用
1.帮你按员工职务划分用户组和用户对系统的使用权限。
2.帮你按目录分类文档以及定义每个目录的详细资料。
3.帮你实现局域网中的文档多人共同使用。
4.帮你实现文档的版本管理，让你跟踪每一步的修改。
5.帮你划分各类型文档以及定义每个文档的关键索引。
6.帮你使用文档基本信息、索引信息和文档内容快速查找需要的文档。
7.帮你实现日常办公使用的文档袋功能，可临时把各文档归类到一个文档袋里面。
8.帮你提高日常文档操作功能（打印、发邮件、查阅）的办公效率。
9.帮你记住每个快要到期的文档并提前提醒你。

2. 如何进行有效的企业文档管理

从服务器磁盘上划分出来点空间，把文件统一编号，管理

3. 如何做好公司文件的管理啊老板叫我做这个，很杂乱啊！不知所措！乱了！

告诉你老板赶快引进企业文件管理软件。公司文件管理首先需要确保以下 1、文档全，不能出现说3年前的文件找不到 2、文档查容易、找方便，要有地方可以查公司有哪些文件，同时查找了也得有地方可以找，如果出现说文件在同事那里，结果同事出差了 3、找到的文件需要能确认有效性，如果找到的电子文件被误改过，那就没用了。 但是单纯的企业文化管理系统比较少见，大都包含在企业管理中，楼主可以选择管理123，不仅可以实现企业文件的管理，企业其他方面的管理也可以实现，如：库存产品盘点、产品在仓库间的调拨、库存台账等等。 您也可以试用一下金智企业管理软件OA.....说的再好，也不如你自己的体验效果好，你不妨先试用一下管理123，看看合不合适。

4. 公司的文档如何管理

采用会博通综合文档管理系统

实现文档一体化管理

文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

文档一体化管理全流程

5. 企业文件管理制度如何写

转载
文件管理制度
(一)总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管
1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第九条发文的范围：
1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)其他有关重大事项；
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定：
1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；
2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；
10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；
11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围：
1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：
(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；
(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；
(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
(9)单位日志和大事记；
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十七条实施及修改本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。

6. 企业管理工作中，怎样进行政务文件管理

对于政务文件一定要分级进行管理
首先，规定好分级的标准；
其次，对分级的文件进行存档、查阅、 转发 、复印、销毁等都要设定相应级别的不同处理方式
最后，如果有能力可以上一个OA办公系统，用计算机网络平台去做知识管理

7. 公司文件分类管理怎么做

会博通综合文档管理系统，在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。

集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料

8. 公司的文档如何管理

面对公司多且杂的纸质文档文件，可以借助云脉纸质文档管理系统工具，不仅可自动快速实现纸质文档电子化，在应对大量文档时，独有的文件夹列表还可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源......

9. 如何进行文件的有效管理

一、文书档案立卷归档制度

(一)总则�
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。�

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。�

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。�

(二)文件材料的收集管理�

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。�

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。�

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。�
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。�
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。�

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：�
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
� 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。�
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。�

(三)归档范围〖HT〗�

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。�

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。�

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。�

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。�

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。�

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。�

第十四条 信访工作材料。�

第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。�

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。�

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。�

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。�

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。�

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。�

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。�

(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗�

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。�

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。�

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。�

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。�

第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。�

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。�

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。�

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。�

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。�

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。�

第叁拾叁条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：�
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。�

第三十五条 本制度自印发之日起实施。

10. 企事业单位文件怎么管理做才能提高效率

首先可以统一文件版本，管理员统一存放文件位置，把文件上传到云端，不宜丢失，其他人没有修改权限，也就更安全。你可以试试客户管理系统，简称CRM，自己设计和开发一个简单的系统至少成本也要上百万，可以试用国内好用的CRM系统，像佐朋SCRM，与自己开发对比，不仅节约金钱成本和时间成本，而且功能全面，管理客户信息是基础，还能在微信生态做客户营销等等