怎样做好收发文件工作

Ⅰ 如何做好文件收发台账

及时做好记录，收文和发文都要按日期归档。以便快速查找

Ⅱ 单位的文件收发

想要实时记录员工外发或接收的文件 可以在企业内安装域之盾软件

域之盾软件可以全方位监控员工电脑上的行为，客户端隐蔽启动，运行稳定，占用低，支持多屏幕实时桌面监控和远程控制，屏幕截图、记录软件使用、聊天内容、文件操作、键盘输入内容、网站访问等员工的工作情况，还具备关键字检测、记录和禁止文件传输、USB设备使用，保护文档资料安全；黑名单可以禁止指定的网页和软件的使用，阻止员工上班期间，玩游戏刷淘宝等；报表统计功能可以统计分析员工电脑工作情况，从而制定更有效的管理措施，提高员工的工作效率。

而且软件还有加密和防泄密功能，域之盾软件有着成熟的加密方案，基于驱动层的加密功能能自动加密保护图纸文件，可以选择只读、强制、智能三种加密模式，理论上被加密的文件未经解密是无法在非授权环境下打开的。

Ⅲ 如何做好文书工作

文书工作是一项非常严肃的政策性、业务性很强的工作，并且是具有机要性质的工作，也是一项很细致的文字工作。它是领导工作的重要助手，是学校行政管理工作的一个部分；是提高学校工作质量和工作效率的重要一环。为做好工作，特制定以下职责。 一、努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平，勤勤恳恳，兢兢业业，热爱并认真做好本职工作。努力提高专业技术水平。 二、提高文书处理工作的基本技能，钻研业务，精益求精，讲求实效。 三、认真做好会议记录，会议记录必须真实、准确、全面、完整，字迹要求清楚，决议要求明确，对重要发言力求做到准确完整，遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容，会议记录，必须妥善保管，不得外传或遗失。 四、公文处理必须做到及时、准确、安全,实行严格的保密制度，保守党和国家机密。收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都要严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续，件件有着落。建立收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁登记薄。秘密文件当日收回、专卷保管，做到万无一失。对于机密文件的内容不能同无关人员谈论，给无关人员阅看。 五、认真负责地保管和使用好学校所有印章、印信。严格执行《印章的管理与使用制度》，保证印章的绝对安全和正常使用，防止印章被盗和滥用。 六、协助办公室主任做好各项工作，积极主动地做好办公室一切事务性工作，完成领导和办公室主任交办的其他工作。 七、及时收集学校在校活动中形成的、办理完毕具有查考价值的所有材料。负责运用微机完成有关档案、资料的输入、整理、查阅等工作。 八、文件管理工作。 1、收文处理：专人拆封，坚持“行登记，后使用”的原则，收文后详细校对来文单与文件是否相符；如有急件，急事先办。 2、文件分类登记：来文盖上印章后，分类登记，无论是急件、平件都需要随到随凳，及时分送。收文要按年度编排，注意准确，不要出现空号、重号。要求分类准确，按收文要求逐项登记清楚，贴上来文处理用纸。 3、送领导阅批：将来文分别送党政领导阅批，党内文件书记先批阅，行政文件校长先批阅。 4、文件传阅工作：根据领导批示意见，分别送有关处室阅文，要认真在传阅登记簿上进行登记，阅文的同志要在登记簿上签字，以便查找，阅后及时交回，防止丢失。密级文件要在办公室阅文，防止丢失、泄密事件的发生。 5、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及时提供利用，并注意防潮、防虫、防火、防盗、防止丢失、泄漏。每逢节假日、年终前要将文件核对清点，发现短缺，及时查找，确保文件的安全。 6、文书材料的归卷和立卷工作：当年来文，待文件结束后，即可抓紧时间分类装订成册。凡是能反映学校主要教育教学活动的基本历史面貌，对本校有长远利用价值的档案，处底也要分类装订立卷。 7、发文：负责打印材料的校对、印制、装订。要进行发文编号登记

Ⅳ 作为一名秘书如何做好收发文工作

建立台账登记工作，分门别类，做到井井有条，有人找那个文件，你能立马找出来，这就好了。

Ⅳ 怎样做收发文件登记表

序号，邮件类别，寄件人姓名，寄件人地址，收件人单位，收件人姓名
签收，日期！
邮件类别（挂号，快递，汇票，包裹）
收件人单位（某个部门）
签收（收件人在你这拿邮件的时候让他签字）

Ⅵ 怎样做好文书工作

文书工作是一项非常严肃的政策性、业务性很强的工作，并且是具有机要性质的工作，也是一项很细致的文字工作。它是领导工作的重要助手，是行政管理工作的一个部分；是提高工作质量和工作效率的重要一环。
一、努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平，勤勤恳恳，兢兢业业，热爱并认真做好本职工作。努力提高专业技术水平。
二、提高文书处理工作的基本技能，钻研业务，精益求精，讲求实效。
三、认真做好会议记录，会议记录必须真实、准确、全面、完整，字迹要求清楚，决议要求明确，对重要发言力求做到准确完整，遵守保密制度，不得随意泄漏会议内容，会议记录，必须妥善保管，不得外传或遗失。
四、公文处理必须做到及时、准确、安全,实行严格的保密制度，保守党和国家机密。收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都要严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续，件件有着落。建立收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁登记薄。秘密文件当日收回、专卷保管，做到万无一失。对于机密文件的内容不能同无关人员谈论，给无关人员阅看。
五、认真负责地保管和使用好所有印章、印信。严格执行《印章的管理与使用制度》，保证印章的绝对安全和正常使用，防止印章被盗和滥用。
六、协助办公室主任做好各项工作，积极主动地做好办公室一切事务性工作，完成领导和办公室主任交办的其他工作。
七、及时收集活动中形成的、办理完毕具有查考价值的所有材料。负责运用微机完成有关档案、资料的输入、整理、查阅等工作。
八、文件管理工作。
1、收文处理：专人拆封，坚持“行登记，后使用”的原则，收文后详细校对来文单与文件是否相符；如有急件，急事先办。
2、文件分类登记：来文盖上印章后，分类登记，无论是急件、平件都需要随到随凳，及时分送。收文要按年度编排，注意准确，不要出现空号、重号。要求分类准确，按收文要求逐项登记清楚，贴上来文处理用纸。
3、送领导阅批：将来文分别送党政领导阅批，党内文件书记先批阅。
4、文件传阅工作：根据领导批示意见，分别送有关处室阅文，要认真在传阅登记簿上进行登记，阅文的同志要在登记簿上签字，以便查找，阅后及时交回，防止丢失。密级文件要在办公室阅文，防止丢失、泄密事件的发生。
5、文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及时提供利用，并注意防潮、防虫、防火、防盗、防止丢失、泄漏。每逢节假日、年终前要将文件核对清点，发现短缺，及时查找，确保文件的安全。
6、文书材料的归卷和立卷工作：当年来文，待文件结束后，即可抓紧时间分类装订成册。凡是能反映学校主要教育教学活动的基本历史面貌，对本校有长远利用价值的档案，处底也要分类装订立卷。
7、发文：负责打印材料的校对、印制、装订。要进行发文编号登记

Ⅶ 什么叫做收发收发主要做些什么工作

收发---【释义】收进和发送公文、信件等。职务名。掌管文件、信函等的收进和发出。 收发员岗位职责 1、负责全院公私报刊的征订和收发工作。
2、负责全院杂志、挂号、包裹、汇款的收发工作，做好登记手续，做到有据可查，杜绝差错。
3、负责信件、电报收发工作，及时通知单位及个人领取。
4、遵守劳动纪律，遵守职业规范，严禁私拆信函，私扣报刊。
5、负责收发室的卫生整洁工作。
6、努力钻研业务知识，不断提高工作效果。
7、完成领导交办的其它工作。

Ⅷ 如何做好公文处理工作

一、严格把握程序 提升公文处理水平
公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作，从起草到完成它的现实效用，最后立卷归档，都要经过若干必不可少的工序，这些工序组成一个先后有序、环环相扣、首尾相连的整体，这就是公文的处理程序。在日常工作中，我们主要从以下三方面把握公文处理程序。
（一）严格办理程序，确保公文处理形式规范
公文办理准确是公文质量的基本要求，也是第一位的要求。如草拟和审核公文，从思想内容、篇章结构、遣词造句到标点符号，都必须严格把关，杜绝差错，任何一个细微的差错都会产生不良影响，甚至可能导致工作上的失误和被动。特别是在工作中，作为一名文秘人员，起草校核公文时，要紧贴领导思路，撰写的公文要充分体现意图，只有这样才能准确执行领导的决策部署。
公文处理必须严格把握时效要求，任何一件公文的办理都有一个期限，有的甚至有一个最佳办理时机。公文处理工作要善于把握时机，抓住“火候”，既不能延时误事，也不能盲目超前。近几年来，我们积极总结经验，不断完善工作制度，形成一套科学、便捷的公文处理流程图，确保公文处理的每个环节紧密相连，及时、有效地传递政策。
（二）严格审核程序，确保公文处理内容科学
精简公文，最有效的办法就是在进入办文程序前，对文件拟制单位的文件初稿，把握好前置关口，做到制发的文件着力于解决实际问题，力戒形式主义。按照中央现在的八项规定要求，公文数量明显减少，提升公文的严肃性和权威性。
（三）严格督办程序，确保公文处理效能提升
平时工作中，总会遇到“三重一大”以及上会讨论过的事项等问题，涉及此类问题，对工作的进展和进度，开展督办工作 ，确保了工作任务的完成。
二、以求实、精简、高效的原则提供公文处理水平
（一）处理公文要务实
求真务实是公文处理工作一贯的作风要求，在公文处理的条例里面，就有明确规定，比如行文要讲求实效，注重针对性和可操作性。公文的起草要求讲实话，一切从实际出发，分析问题实事求是，措施办法切实可行，明确主要责任部门，用准确和精简的词语去进行表达。这样才能够体现公文的严密性，方便各单位和员工对公文的理解，避免因行文问题而出现推诿责任的情况，同时公文的观点表达、思路结构清晰也能够摒弃空话连篇的不良文风。公文的审核与签发也是要注重依据、注重程序的，注重在职权范围内开展工作与活动，防止出现流程错误。
（二）处理公文要精简
精简既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上，核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。严格掌握文件的制发规格，可以以部门文件发的，不以公司名义印发；能以函件印发的，不以公司名义印发；对必须印发的文件，要注重公文的质量和实效。公文的行文代表一定的权威，将行文职权范围规定在比较小的范围之内，确定发文权限进行控制以免被滥用。
（三）处理公文要高效
效率是衡量一项工作的标准之一。对于公文的处理要求高效，是办公室职能不断完善的表现并将直接影响到很多相关的工作是否能够顺利开展。公文处理流程是否规范，文书人员责任心，部门间的沟通都是影响公文效率的因素。在实际工作中，对于一些紧急公文要格外重视，做到办公“零停留”；对于不符合规范的公文及时退文重发；关注领导行程，及时提示领导批阅，做好催办和督办。并借助相关的处理方法，才能有效帮助提高效率。
三、文件办理过程中注意沟通与协调
（一）沟通协调的重要性
文件的往来活动中，有通知、请示、报告等文种，针对文件的要求，有需要报送的、有需要请示批复的、有需要洽谈商务与业务交流的、有需要确定人员的等等都需要沟通和协调，才能够保证对文件的办理的正确和执行力。办文工作是公司对外沟通交流的窗口，是对内上报下传的纽带。办理文件从收文登记、分发送批、转送办理到收回归档的流程中有严格的程序，又有一定的灵活性和创新性。
（二）沟通信息要准确
在有些文件需要确定一些具体信息和事项上，一定要做到沟通信息的准确性。例如时间地点人物等的要素信息，以及为车辆准备和会议准备提供有力的支持。
（三）提高对公文的重要程度的辨识度
文件的办理需要办公室人员的能力与智慧。如领导出差，或者出现新的情况和问题时都需要对于文件进行很好的理解。也就是提高对于文件的重要程度的辨识度，才能够将轻重缓急有一个合理的安排，做到既不耽误又不过急。
四、公文处理工作要做好保密工作
公文处理工作中的保密制度是指办公室人员在与具有重要信息的文件的接触中，需要对文件的内容进行保密和回避的规定。在实际工作中会有很多紧急的、重要的文件需要大家进行保密，这就需要严格执行制定公文处理工作中的保密制度。此外还要严格执行机要文件的四个一：进出一个口、拆分一只手、登记一本账、传阅一个点。除提升文秘工作人员的自身素质外还要严格进行保密检查。增强保密的安全防护设施，做到警钟长鸣防范于未然。

Ⅸ 如何做好文件收发工作

建议您去网上下载一份公文管理规定，会有比较详细的参考，我在这里只整理归纳一个大纲和重点事项（除了以下详细的部分，至少还要有公文分类及写作的基础，同时要制订一个属于企业的公文编号规则）。
一、收文处理
1、收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办、催办等程序。
2、公司所有的收文，除指定某部门、分公司处理外，均由行政部（不同公司有不定的设置，例如人事部、办公室、秘书处）指定的人员签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。

6、公文校对应以签发稿为准。签发后的公文不得再作任何修改。若确需要修改，必须重新送签。
7、公文装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如正文末页无空档，可另起空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标注“此页无正文”字样。
8、各部门、分公司向公司总经理室呈送的文件，经行政部经理审核，如不符合行文的规定要求，可退回呈报单位重新报送。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得擅自将文件带离公司，不得私自复印、外传与泄露文件内容。
三、公文的管理
1、公文要视其内容分为普通、秘密、绝密三种密级。秘密文件反映本公司内部的重要情况，只适合有关人员阅读；绝密文件反映本公司最核心的商业机密，只在严格规定的范围内传阅，严禁对外泄露。对于秘密和绝密文件，必须在文件第一页右上方注明“秘密”或“绝密”的字样，并与普通文件分开传递及管理。如发现泄密造成不良影响和严重后果的，须追究当事人之责任。
2、公文办理完毕后，各部门、分公司应将公文原稿和相关资料整理立卷、归档。上级来文、公司行文、总经理室的重要批示、外部重要来文由行政部立卷、归档；各部门的往来公文及总经理室领导的批复由各部门自行立卷、归档。
3、有关人员如需查阅公文档案须经行政部经理同意，其中秘密、绝密级公文须经总经理室同意后方可查阅。
4、公文档案由行政部统一管理，个人不得私自保存。档案管理人员调离工作岗位应及时做好移交工作。
5、案卷应确定保存期限。对于超过保存期的归档文件，经过鉴别和主管同意，可定期销毁，秘密、绝密文件应经总经理室批准后方可销毁。销毁的文件应进行登记，由二人监销，确保不丢失，不漏销。

Ⅹ 如何做好收发信件、快递工作（秘书）。

多先本公司那些经常处理文件的同事多学习学习，有些事情是输上学不来的，就像你问的，那些是重要文件，那些不是重要的，那本书上知道你家那些重要文件呢，这样不是泄露公司“机密”了吗，多看同事们怎么做，嘴勤点多问问，也可以问问你们总裁，当重点向同事学习，不要老问总裁，那样人家会反感，什么都问我，我还要你干什么，你多多同事就没有关系，就算老板怎么了，也会喜欢的。老板总还是喜欢爱学习的员工的吗。