怎样做好文件的收集工作
‘壹’ 领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集，你将如何去做
首先，要确定与会人员的人数，并且提前打印好份数，最好是多打印积分留作备份。如果人数较多，可以分派人员，分别负责不同的区域。不同种类的文件要分开来，不要混合在一起。
其次，在会议期间，按照会议前的安排啊，有序的安排文件的分发，确保每位出席的人员都拿到，如果有意外弄坏或者弄脏的，可以即使更换，同时，分发是要迅速，不能耽误会议的进度。
最后，在会议结束前，提前将文件收上来，如果文件是保密的文件，还需要注意回收的分数，绝对不能落下。
‘贰’ 浅谈如何做好文件的整理归档工作
在防火工作中，文件的整理归档工作是至关重要的一个环节。文件的整理归档工作一般按年度进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。 一、严格登记 收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对市政府及总队来文、内部文件等均逐件登记建账，以做到“家底清楚”，有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要是通过正常渠道传送的文件进行逐件登记。 二、及时收集 及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行有目的的督办、促办和促交。 三、认真检查 对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齐全完整。 四、随办随归 这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：总队文件，支队文件、地方单位文件、会议资料、信息简报等，分门别类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。 五、妥善保管 管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件夹（盒）。文件夹（盒）可以根据机构、职能或问题、事由等因素进行分类标识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。 六、立卷归档 分类是关键。组卷时，要注意同一大类的文件材料可以合并组卷，并放置在一起，不同大类的文件不能合并组卷，并分开存放。在实际工作中，经常会遇到这样的问题，就是有些文件找不到相对应的“位子”，无法对其进行组卷，这就需要对其进行认真分析，把相对较散的文件组成一卷，归为散卷。立卷完毕后，进行装订、装盒、入柜保管。
‘叁’ 如何做好应归档文件材料的收集归档工作
文 件 材 料 的收 集 是 指 依据 一 定 的收 集 范 围 ， 通 表 等 以及 上下 级机 关 、其 他 机关 针 对本 机 关主 管 业 过一 定 的方 法将 机 关单位 各 部 门和 个 人手 中有 价值 务或 密 切联 系 的文 件 材料 是 文件 收集 的重 点 。而事 临时性文件 ； 上级机关普 发仅供参考 、 征求意 的文 件集 中起 来 ， 以供 归档 整理 工作 利用 的过 程 。 文 务性 、 件材 料 的收 集工 作 是档 案工 作 的起 点 和基 础 ，一个 见 、 需办 理 的文 件材 料 ； 经会 议 讨论 和 未经 领 导 无 未 单位 的归档 文件 是 否齐 全完 整 ，根 本 的 因素 取 决 于 审 阅 、 发 的文件 ； 般 性 文 件 的 历次 修 改稿 ； 签 一 无特 一 非 文件 材料 的收集 是否齐 全 。 有及 时地 、 针对 性 地 殊保 存 价值 的信封 ； 般 性 意见 的人 民来信 ； 隶属 只 有 收集 各类 文 件材 料 ，才 能避 免 文件 的散 失 ，才 能真 机 关 抄送 的各种 文 件材 料 ； 供工 作 参考 ， 反 映本 仅 不 实、 全面 地 反映本 单位的 历 史全 貌 和活 动 规律 ， 也才 机 关工作 活动 的文件 材料 一般 不属 于 收集 范 围。 能保 证本 单位 档案 的齐 全 完整 。因此 ， 我们 一定 要认 真 做好 文件材 料 的收集 工 作 ， 点也 不 能马虎 。 半 二、 对帐 外 文件 的收 集 文 书工 作 人 员 除 了对 机 关 公 文 的接 收 之 外 ， 还 文 件材 料 的收 集工 作 ，应 该 由文 书 工作 人 员 负 要加 强对 未及 时 归档 文件 的平 时收 集工 作 。这 是保 责， 在收 集 过程 中 充分 发挥 主观 能 动性 ， 取 各种 有 证档案齐全完整及不断完善的有效方法 。 采 效措 施 ， 多渠 道 地把 应 该归 档 的文 件全 部 收集 起 来 。 以及对 那 些未及 时归档 的文 件 的补 充收集 。 一 “ 帐外 文 件 ”一般 是指 未 经 过 正 常 的收 发 文渠 文书 处 理部 门主 要 是对 本单 位 需要 归 档文 件 的接 收 道 ， 也没有 进 行严 格 的收 发文 登记 的文件 。 这类 文件 往 往 没 有 固定 的文 头 ， 没有 机关 文 件字 号 ， 也 比如会 议文件 、 统计 表 、 同、 议 书 、 话 稿 、 合 协 讲 电话 记 录及 本 单位 处理 完毕 的 公文 的收 集 、 报 总 计 归档 文件 材 料 的收集 主 要 是参照 国家 档案 局 曾 机 关 内各 基层 单位 的工 作 汇报 、 告 、 结、 划 等 。 颁 发 的 《 关 文 件 材料 归档 与 不 归 档 的范 围》来 完 这 类 文件 主 要 由机 关领 导 或具 体承 办 有关 事 项 的人 机 成 的。 一 员负 责拟 写 ， 般不 经 过文 书 人 员之手 ， 作 结束 后 一 工 个 单位 在 日常 的公 务 活动 中会 产 生 大量 的文 往 往 散存在 领 导或 具体 承 办人 员 的手 中。 件 ， 果把 它 们 全 都 作 为档 案 保 存 ， 是 没有 必 要 ， 如 一 集， 一般 来说 ， 须具 备三 个条 件 ： 必 一 由于机关 “ 帐外文件 ” 相对 比较分散， 不易控制 有 效 的措 施 ， 强对 “ 外文 件 ” 加 帐 的管 理 。文 书 处理 人 员 要具 有 高度 的工作 责 任心 ，积 极 主动 地 与有 关 二 是不 可 能 。哪些 文 件应 该 收集 ，哪些 文 件不 必 收 且 容 易散 失 。 因此 ， 关文 书 处理 部 门必须采 取 切实 机 是在 本单位 工 作活 动 中形成 或 处理 的文 件 。 二 是 办理 完 毕 的文件 ， 即文 件在 文 书 处理 程 序 领 导 和各 业务 部 门加 强 联 系 ，上 门收集 已经 形成 并 帐外 文件 ”； 要经 常 向有 关领 导 和人 员 上 已经 办理 完毕 。 从发 文机 关来 说 ， 在文 件发 出后 就 处 理 完毕 的 “ 算 办理 完 毕 了； 收文 机关 来 说 ， 有关 领 导或 部 门 宣 传加 强 “ 从 经 帐外 文 件 ” 管理 的重 要 性 ， 使他 们树 立 良 阅知 、 传达和 办理 后就 算 办理完 毕 了 。 三 是对 日后 工 作 有 参 考价 值 利用 价 值 的文 件 。 办 理完 毕 的文 件 ，一 部分 随着 现 行办 事 功 能 的结 束 而 失去 了存 在 的价 值 而被 淘汰 ；另一 部 分 仍有 参 考 好 的文 件 、档 案 管理 意 识 ， 自觉 地 将工 作 中 形成 的 “ 外文 件 ” 料及 时 交给文 书 处理 人员 登记 归档 。 帐 材 三、 加强对归档文件材料的检查和验收 对 收集 来 的各种 文 件材 料 ，文 书 处理 部 门不 是 还要 进行 平 时检 查 。 参照 归档 文 价 值被 选 留转化 成 档案 。我 们 一般 参照 《 关 文 件 收起 来 就算 结束 了， 机 材 料归 档 和不 归 档 范 围》来 判 断 一 份 文件 是 否 具 有 件 的质 量要 求 来检 查所 收集 文件 的 数量 和质 量 。主 收集 的价值 。一 般 情况 下 ， 机关 的工作 计划 、 作 要 是看 文件 是 否办 理完 毕 、 不是 符 合收 集 要求 、 本 工 是 是 总结 、 决定 、 知 、 议 记录 、 工 名册 、 通 会 职 规章 制度 、 报 否齐 全 完整 ； 要 的文 件 ， 否有 领 导或 分管 领 导签 重 是 《 电兵船 档案 》 0 7年第 2期 机 20 41 维普资讯 http://www.cqvip.com 业务研 究 档案 的 勘察设 计研 究院 随着 科学 技术 的迅猛 发 展， 强企 业 资信 、 誉 下几 个方 面进 行探 讨 ： 加 信 档案 的管 理， 树立 良好 的企业 形象 ， 以企业 信用 带 动 一 、 信 用档 案 的收集 企业的不断发展与创新尤为重要。因此做好信用档 档 案 是企 业 的特殊 财 富 ，是 企业 实力 的象 征和 案 的管 理 与利用 ，具有 现 实 的指导 意义 和深 远 的影 发 展 的基石 。 业拥 有丰 富 的高质 量 的档案 资源 ， 企 就 响。建 立企 业信 用档 案 管理 系统 是 市场 经济 发 展 的 具 有雄 厚 的经 济技 术优 势和 市 场竞 争 能力 。信 用 档 需要 ， 可 以树立 和提 高 企业 形象 ， 确 反映 企业 信 案 也 不例 外 ， 保证 收集 的连 续 性和 系统 性 ， 收集 它 准 应 在 要充分注意信用档案的特点， 以区别于其他 用状况 ， 构建健康有序的企业信用体系 ， 在促使企业 工作中， 并从相互 印证、 补充 的角度来考虑 信 用体 系 与市场 经 济信 用 制度 的均 衡发 展 ，提 高 企 门类 的档案材料， 业 生产 经营 的资信 水平 等方 面 发挥 更好 的作用 。 信 用 档 案 是指 机关 、 团体 、 事 业 单位 、 会 组 企 社 信 用档 案 的收集 范 围 。 为 了保证 信用 档 案 的完整 、 确和 系 统 的管 理 ， 准 织 以及 个人 在科 研 生产 、 营 管理 、 经 党务 行政 工 作和 我们根据兵档字 （0 36 20 ）5号文件精神 ， 20 年将 于 04 其它社会活动中直接形成的具有保存价值的各种牌 信 用档 案 列 入 科研 课 题 ， 立 项 、 研 开 始 ， 过 调 从 调 经 匾 、奖杯 、奖 状 和 荣誉 证 书等 反映其 获 奖情 况 的 实 卷、 收集 ， 对奖杯、 奖状 、 牌匾、 荣誉证书等进行整理 ， 物。 信用 档案 具有 直观 性 、 原始 性 、 观性等 特 点 ， 客 它 建立 了信用 档 案 管理 系 统 。具体 方 法 是根 据 《 国 中 向人 们展 现 了直 观 的客观 存在 ，与其 他 载体 的 档案 兵器 工 业 集 团公 司信 用 档 案 管理 暂 行 办法 》 十 大 按 相 互 印证 ， 互补 充 ， 相 使档 案 的 内容 更加丰 富 。 类 （． 0 单位 基 本 状 况 ，． 位 信 用等 级 评估 ，． 同 1单 2合 我 院是 中国兵 器 工业 集 团公司 下 属勘 察 设计 研 履 约 ，． 量 与 管理 体系 标准 认证 ，． 范经 营 与荣 3质 4规 究单位 之 一 ， 着 五十 多年 的兵工 勘察 建设 历 史 ， 有 是 誉 ，． 费者 投 诉 ，． 位 审 计 ，． 件控 、 诉 、 5消 6单 7案 应 查 8法 9其 和 6个 科 技型 综合 勘 察 甲级企 业 ，拥 有 国 内外 先进 设备 和 处 ，． 人 代 表个 人信 用材 料 ，． 它 ） 3 属类 雄 厚 的技术 力量 ，其 科 技成 果在 国 内 占有极 其 重 要 对信 用 档 案开 展全 面 收集 ；对 过 去分 散在 各 基层 部 的地 位 ， 在各 专 业技 术方 面 都取 得 了显 着 的成绩 ， 门和 个 人 手 中的信 用 档案 ，通 过 召开档 案 工 作会 议 曾 获得 了 国家 级优 秀 工程 勘察 金奖 2项 ， 奖 5项 ， 银 铜 等 方式 ， 传 和 贯彻 《 用 档 案 管理 暂 行 办 法 》， 宣 信 增 奖 8项 ， 国家 级 优 秀 科技 进 步 奖 6项及 奖 杯 、 状 、 强广 大职 工尤其 是 各级 领 导 的档案 意 识 ， 明确 信 用 奖 奖 牌 等 实物 ， 一个侧 面 反 映 出我 院发展 状 况 ， 综 档 案 同其 它各类 档 案一样 ， 从 是 必须 按时 、 按规 定归 档 。 合 管 理和 专业 技术 水平 的最直 接 的体 现 。如何 管理 和 利用 好这 些 档案 ， 之 发挥 其应 有 的作用 ， 使 现就 以 二 、 用档 案 的整理 信 信用档案 的整理、 分类 、 目工作做好 了， 能 编 才 发 ； 件材 料 的种类 、 数 、 数是 否齐 全完 整 ， 齐 重 要环 节 ， 文 份 页 不 也是 档案 整理 工作 的首 要环 节 。 只有 收集 全 不完 整 的一 定要 齐 ， 不规 范 的一 定要及 时纠 正 ； 文 及 时 、 选 得 当 ， 有 价 值 的 文件 都 集 中收 集起 来 ， 鉴 把 件 材料 的用 纸 、 字迹 是 否符 合规 范 ， 已破 损 的文 件应 才 能保 证 归档 文件 的齐全 完整 、 便 日后 查考 利 用 ， 方 予 以修 整 ，字迹 模 糊或 易褪 变 的文 件应 予 以复 制等 同时为 档 案整 理 、 目、 定 、 管 、 用 等各 项 工作 编 鉴 保 利 等。 创造 良好 的条件 。 归档 文 件 的收集 ，是 文件 归 档整 理 工作 的一个 4 2 （ 责任编辑 朱亚宏） 《 电兵船档案 》 0 7年第 2期 机 20
‘肆’ 文件收集归档工作有何意义
收集工作是归档文件整理的着要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案工作的工作对象是档案，而档案又是文件材料转化而来的，转化的过程，就是文件材料收集归档的过程，没有文件材料的收集，就没有档案，没有档案，也就不可能有档案工作。
档案数量多少决定档案工作规范的大小，档案质量高低决定档案工作的水平高低。从这个意义上说，文件材料的收集工作，是决定档案工作存在和发展的重要条件。
归档范围
对与治理工程实施有关的重要活动、记载治理工程实施过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。治理工程资料的具体归档范围，应符合本办法附录A的要求。
治理工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的治理工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的治理工程文件整理、立卷后及时向总包单位移交。工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的治理工程文件，及时向建设单位移交。
以上内容参考：网络-文件归档整理规定
‘伍’ 如何做好文件收发工作
建议您去网上下载一份公文管理规定，会有比较详细的参考，我在这里只整理归纳一个大纲和重点事项（除了以下详细的部分，至少还要有公文分类及写作的基础，同时要制订一个属于企业的公文编号规则）。
一、收文处理
1、收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办、催办等程序。
2、公司所有的收文，除指定某部门、分公司处理外，均由行政部（不同公司有不定的设置，例如人事部、办公室、秘书处）指定的人员签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。
6、公文校对应以签发稿为准。签发后的公文不得再作任何修改。若确需要修改，必须重新送签。
7、公文装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如正文末页无空档，可另起空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标注“此页无正文”字样。
8、各部门、分公司向公司总经理室呈送的文件，经行政部经理审核，如不符合行文的规定要求，可退回呈报单位重新报送。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得擅自将文件带离公司，不得私自复印、外传与泄露文件内容。
三、公文的管理
1、公文要视其内容分为普通、秘密、绝密三种密级。秘密文件反映本公司内部的重要情况，只适合有关人员阅读；绝密文件反映本公司最核心的商业机密，只在严格规定的范围内传阅，严禁对外泄露。对于秘密和绝密文件，必须在文件第一页右上方注明“秘密”或“绝密”的字样，并与普通文件分开传递及管理。如发现泄密造成不良影响和严重后果的，须追究当事人之责任。
2、公文办理完毕后，各部门、分公司应将公文原稿和相关资料整理立卷、归档。上级来文、公司行文、总经理室的重要批示、外部重要来文由行政部立卷、归档；各部门的往来公文及总经理室领导的批复由各部门自行立卷、归档。
3、有关人员如需查阅公文档案须经行政部经理同意，其中秘密、绝密级公文须经总经理室同意后方可查阅。
4、公文档案由行政部统一管理，个人不得私自保存。档案管理人员调离工作岗位应及时做好移交工作。
5、案卷应确定保存期限。对于超过保存期的归档文件，经过鉴别和主管同意，可定期销毁，秘密、绝密文件应经总经理室批准后方可销毁。销毁的文件应进行登记，由二人监销，确保不丢失，不漏销。
‘陆’ 整理文件的工作怎么做
工具材料：
文件
档案盒
操作方法
01
将全部文件收集起来。
文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。
02
按照相关章程进行筛选。
一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。
03
划分类别和级别。
筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。
04
确定保管期限。
凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。
05
修缮文件内容。
对于文件中存在的疏漏或损毁等情况，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。
06
对文件进行编号。
档案管理人员可以按照从上到下、从主要到次要的排列顺序将关联紧密的纸质文件先装订成一个基本单位，再按照类别、级别和时间装订成一个二级单位，然后用归档章编号。
07
装盒并编制检索目录。
按照文件上归档章的信息将所有文件打印一份目录，文件依次装盒，规范填写档案盒上各个项目并编号，编号要统一连贯，最后汇总所有文件目录，方便后期快速查阅档案。
‘柒’ 如何做好工程项目管理中工程档案的收集和整理工作
在项目立项、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全，尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全。例如：征用地申请，红线图、坐标图、征地拆迁、安置、补偿批准文件等。
应注意招投标过程中产生的资料收集是否齐全，尤其是参加招投标人员在评议标过程中，针对具体项目不同标段形成的评分表等材料，同时应加强未中标标书的收集。
在项目施工阶段，注意检查施工基础资料收集是否齐全，尤其要注意设计变更与测试、沉降、位移、变形监测记录、质量检查等材料，同时应仔细检查施工基础资料的修改方式是否符合有关规定。
监理档案的收集是否齐全完整，包括监理月报、开停工令、设备材料报审、计量支付等材料，尤其是在监理规程规定反映监理履行“三控制”职能的文件材料是否收集齐全。
工程竣工验收后及试运行期间，注意试运行记录是否齐全完整，竣工图是否能反映竣工后的真实状况，与变更是否符合。预、决算形成的文件材料等应直接整理归入工程项目档案。
声像档案的收集是否齐全完整。收集范围包括：建设前原始地形、地貌；开工典礼、领导人或着名人物参加相关活动照片；项目相关评审、纪要会议等具有保存价值的照片档、录音案。
‘捌’ 如何做好文件资料的收集与整理
一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。
‘玖’ 论述题如何做好档案收集工作
做好档案收集工作
档案收集工作是档案业务管理工作的第一个工作环节，是档案室工作的起点，是档案室取得和积累档案的一种手段。档案收集是决定档案管理工作存在和发展的重要条件。
档案的收集是否齐全完整，取决于文件材料归档前的收集工作，文件材料的收集是否齐全完整，直接影响到档案的收集的齐全完整。
档案管理工作的对象是档案，没有档案，档案管理工作将是无米之炊，也就谈不上档案的整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等。收集不齐全、馆藏不丰富同样也会影响档案工作的顺利进行。
在文件材料的收集过程中应注意如下几个方面：
1）要以《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》为原则，以本机关制定的《归档范围分类方案和保管期限表》为依据，结合本单位的各项职能活动的特点、规律进行收集。
2）要确定收集的重点：一方面应明确每年形成的重要材料如：会议记录、 纪要、总结、重要的业务材料、重大活动、项目材料等等。另一方面确定重要科室和重点人员，重要科室指的是本机关主办业务部门 ，重点人员指的是文件的起草者、制发人，业务经手人，还有经常不愿意移交文件的人员。
3）要避免只保存上级文件而不保存本机关文件，或只收集本机文件而忽视下级和上级业务部门的文件。要注意保存收集原稿、原件。如我市个别单位只归档党组、局长会议纪要而忽视了原始会议记录的归档。
4）要把握收集的方法和时机，本着档案的形成特点和档案发挥的作用的规律，既要防止办理完毕的文件或档案形成机关尚在经常使用的档案，过早集中起来；又要防止忽视整体的需要，把应集中的文件档案存放在个人手中。
5）要在每个年度归档立卷期内将应当归档的文件、档案资料收集齐全完整，杜绝任何人以任何借口不移交应归档的文件或档案。
6）要保证档案的齐全完整。档案的齐全完整主要表现：
—— 档案文件个体的完整即不缺张少页。
——同案档案文件的齐全完整：如一项工作、一起事件、一次会议、一个工程项目、一种产品、一次重大活动等
——全宗内的文件要齐全完整，每一个立档单位形成的，具有一定的保存价值的文件，声像、图表等不同类别、不同载体的材料，均应收集齐全，能够全面反映各立档单位的历史真实面貌。
7）要完善档案文件的交接手续，制定移交书，制定移交目录。明确移交内容、数量、移交时间，由双方业务部门领导和经办人签字。
‘拾’ 如何做好学校文书档案的管理工作
如何做好学校文书档案管理工作
一、高校文书档案管理中存在的问题
1、文书档案立卷质量不高
高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。
2、档案材料归档措施不到位
近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。
3、管理工作人员积极性不高
有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。
三、解决高校文书档案管理问题的措施
针对高校文书档案管理工作中存在的问题，笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。
1、加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接
文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。
2、做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向
办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的普遍运用和迅速发展，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。
3、提高高校文书档案管理人员的专业技能
高校文书档案管理工作人员要不断加强学习，充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高要求，管理工作人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断提高新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。
4、提高文书档案管理工作人员的积极性
学校首先要重视档案管理工作，建立健全规章制度，加强档案整理工作的检查监督，做好宣传工作，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作；其次要增强文书档案管理工作人员的责任感，把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情，提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度，把好业务技能关，要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训。